Cos’è la gestione dei carichi di lavoro
In azienda, ad ogni risorsa, vengono assegnate delle mansioni specifiche e ben definite che concorrono a dar vita al carico di lavoro di ognuna di esse. Se eseguita correttamente, la gestione dei carichi di lavoro, ottimizza le prestazioni delle risorse, aiutandole a gestire in modo efficace ed efficiente le attività, evitando caos e senso si sopraffazione nel team.
Perché è importante gestire il carico di lavoro?
Le Organizzazioni spesso chiedono il nostro aiuto perché hanno la sensazione che le Risorse Umane non siano impiegate in modo ottimale e in particolare lamentano che:
- vi siano Uffici e/o Reparti in sofferenza o al contrario uffici e/o Reparti in surplus di personale
- le attività lavorative siano così frammentate da rendere i processi lenti e inefficienti
- non vi sia coerenza tra competenze e ruoli assegnati.
In questi casi rispondiamo con un intervento di analisi e ottimizzazione dei carichi di lavoro.
Le fasi per ottimizzare i carichi di lavoro
Ecco come si struttura un progetto di questo tipo:
1
Fase 1 – commitment delle risorse coinvolte nel progetto
Le attività prendono avvio con una sessione formativa rivolta alle risorse coinvolte nella gestione dei processi oggetto dell’analisi al fine di garantire la condivisione e partecipazione attiva al progetto.
L’intervento formativo è l’occasione per creare il senso d’urgenza (condivisione del problema), condividere la metodologia di lavoro e i risultati attesi.
2
Fase 2 – analisi dei carichi di lavoro
In questa fase la Consulenza è di supporto nella raccolta dati relativa ai processi da dimensionare.
La metodica utilizzata è la seguente:
- Declinazione delle attività che compongono il processo;
- Definizione del tempo ciclo delle singola attività;
- Quantificazione della domanda annuale processata per singola attività;
- Compilazione del diario a cura della risorsa coinvolta;
- Rilevazione in campo dei ‘tempi e metodi’ delle attività ritenute critiche;
- Validazione dei tempi ciclo di tutte le attività
- Disegno del profilo in relazione all’incidenza dei processi
La mappatura dei carichi di lavoro prevede l’utilizzo di uno specifico tool informatico.
3
Fase 3 – individuazioni delle azioni di efficientamento
In questa fase la Consulenza procede all’ottimizzazione dei carichi di lavoro attraverso:
- Analisi dei profili (coerenza tra profilo e ruolo);
- Individuazione degli elementi di attenzione (criticità);
- Costruzione delle azioni di miglioramento “operative” finalizzate al corretto bilanciamento del profilo e all’ottimizzazione dei processi.
4
Fase 4 – Restituzione all’organizzazione
A completamento del progetto prevediamo la stesura di un documento di sintesi da condividere con la Direzione, per concordare le azioni da intraprendere e con le risorse coinvolte per la loro implementazione.
Benefici ed elementi di valore
Un progetto di questo tipo porta con sé i seguenti vantaggi:
- Chiara e completa visione dei processi gestiti dalla singola risorsa o ufficio/reparto
- Quantificazione del tempo di assorbimento richiesto dai singoli processi (tempo ciclo)
- Possibilità di prendere delle decisioni partendo da dati oggettivi (es: assunzione di nuove risorse o riduzione di personale)
- Possibilità di gestire al meglio le persone a disposizione (es: mobilità interna)
- Il dimensionamento come base di partenza per la costruzione della mappatura delle competenze richieste al ruolo e la valutazione del gap da colmare con la formazione.
Consulente
