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“Impossibile non comunicare”: non solo oggi strumenti tecnologici e social media la fanno da padroni, ma spesso, in ambito lavorativo, si rendono indispensabili e utili.

Lo strumento maggiormente utilizzato nel mondo per comunicare tra colleghi e clienti si conferma l’e-mail, veloce ed economica, oltre che essenziale strumento di notifica.

Accanto a questa si sono sviluppati una serie di strumenti collaborativi e social. Ci riferiamo alle wiki aziendali, ai servizi di condivisione online dei documenti, alle chat, agli smartphone, alle videoconferenze/video chiamate e ai più comuni social network.

In comune: la capacità di mettere in comunicazione, in tempo reale, persone lontane, che possono accedervi da qualsiasi dispositivo, anche mobile.

Le wiki, contrariamente all’e-mail, sono un valido strumento collaborativo: sono siti web costituiti da documenti ipertestuali, editabili e modificabili da più persone contemporaneamente. L’interazione avviene attraverso commenti e tag, segnalati da notifiche e-mail.

I servizi di condivisione documenti (DropBox, Google Drive, ecc), invece, sono un ottimo strumento per la conservazione e l’elaborazione online, anche di pagine di scrittura come quelle di Word, fogli elettronici, presentazioni, ecc). Questi si rendono utili quando ci si trova a lavorare in team con persone fisicamente lontane (valido, in questo caso, Google Drive, oltre che la wiki), o quando le dimensioni dei documenti sono troppo grandi e ne impediscono il classico invio tramite posta elettronica (a questo scopo, diffuso l’utilizzo di DropBox).

Per una comunicazione più “easy” e immediata, la chat si rivela una validissima modalità di comunicazione lavorativa, tra collaboratori vicini e lontani. Recenti ricerche legate alla diffusione del Digital Workplace (un nuovo modo di lavorare determinato dall’imporsi sempre più massiccio delle nuove tecnologie digitali) rivelano un crescente utilizzo dello strumento in ambito aziendale, seppur ancora relegato a percentuali irrisorie.

La recente diffusione di smartphone e tablet, porta a riflettere anche sull’utilizzo di questi strumenti in ambito aziendale, che pare sempre più esteso, tanto da far parlare i più esperti di BYOD (Bring your device), ovvero la tendenza dei lavoratori di utilizzare i propri dispositivi sul lavoro e per il lavoro. Questi strumenti consentono di avere il lavoro a “portata di tasca” (si pensi per esempio all’abitudine diffusa di leggere le e-mail di lavoro sul proprio cellulare…),essere sempre informati, condividere documenti, fotografie e video.

Con questi nuovi mezzi di comunicazione è altresì possibile condurre video chiamate, partecipare a videoconferenze, o webinar. Servizi di questo tipo sono forniti da Skype o Hangout di Goole. In questo modo è reso possibile il confronto diretto e visivo di persone geograficamente lontane, la partecipazione a eventi senza perdita di tempo e denaro dovuto a spostamenti e pernottamenti.

In ultimo è impossibile tralasciare il rapporto tra social network e organizzazione. Ahimè la maggior parte delle aziende vieta ai propri dipendenti di accedere ai social network; pochi sanno che questi possono essere utilizzati con efficacia anche all’interno delle mura aziendali: in questo caso si parla di Enterprise Social Network, con il quale ci si riferisce, sia all’utilizzo di social interni, per facilitare la comunicazione, la condivisione e la collaborazione tra colleghi, sia all’uso di quelli pubblici (Facebook, Twitter, Google+…), per la conoscenza approfondita dei clienti e il contatto con possibili collaboratori.

In Project Group crediamo fortemente nelle tecnologie dell’informazione, per questo cerchiamo di aprirci al nuovo e provare tutto ciò che può risultare efficace per il nostro lavoro, per poi fornire consigli fidati ai nostri clienti.

Per questo motivo nelle prossime settimane approfondiremo i bisogni comunicativi all’interno dei processi aziendali. Stay tuned!