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“Wikiwiki”. Potrebbe sembrare il titolo di un tormentone estivo o l’anagramma del più comune “kiwi”. Beh, niente di tutto ciò. In realtà “wiki” deriva da un termine hawaiano, che significa “rapido” e “molto veloce”, che il padre di questa forma particolare di sito web ha utilizzato per sottolineare la caratteristica di velocità e rapidità nella condivisione delle informazioni, propria appunto della Wiki (o “del” wiki, qui il dibattito è ancora aperto). Ma vediamo in dettaglio.

Presentazione e storia dello strumento

In termini tecnici, la Wiki è un sito Web costituito da documenti ipertestuali (ovvero, pagine unite ad altre, tramite link), i cui contenuti possono essere creati e modificati da tutti coloro che vi hanno accesso. Le pagine ricordano molto i classici file di word, come anche le funzioni ad esse collegate.

Lo scopo è quello di “condividere, scambiare, immagazzinare e ottimizzare la conoscenza in modo collaborativo”. Grazie ad essa più persone, anche geograficamente lontane, possono lavorare sui medesimi documenti, elaborarli e modificarli. Un esempio di successo che tutti ben conosciamo è Wikipedia, l’enciclopedia online “costruita” grazie al contributo degli utenti di tutto il mondo: chiunque lo voglia può fornire e modificare contenuti o aggiungere voci.

Ahimè è assai difficile trovare dati sulla diffusione di Wiki aziendali. Motivo? In primo luogo, molto spesso le Wiki sono associate ad altri programmi per il lavoro e la comunicazione a distanza (come SAP, Sharepoint, ecc..). Un altro motivo per cui è difficile reperire dati riguardanti l’adozione di queste piattaforme è dato dalla loro relativamente recente introduzione. Prevista, a brevissimo, la pubblicazione dell’esito di una ricerca tutta italiana “dedicata all’introduzione di approcci partecipati all’interno dell’impresa“. Speriamo di cogliere qualche segnale di conferma della diffusione anche in Italia di strumenti innovativi di comunicazione e collaborazione in azienda.

Pro e contro

Una piattaforma collaborativa porta con sé numerosi vantaggi. In particolare:

• consente di lavorare contemporaneamente sul medesimo documento, quindi di collaborare in tempo reale e tra persone lontane e limitando la duplicazione delle informazioni;
• garantisce l’aggiornamento continuo sullo stato di un progetto e la raccolta di tutti i documenti (ma anche disegni, video, fotografie collegate) in un unico spazio ;
• consente di aumentare l’innovazione mettendo più facilmente in comunicazione le risorse aziendali, in un dialogo informale (noto quello da “macchinetta del caffè”)
• ogni pagina di una wiki è infatti corredata dalla sezione commenti, nella quale ognuno può esprimere opinioni, riflessioni o domande;
• la piattaforma Wiki non è legata ad una postazione particolare, ma è possibile lavorare tramite qualsiasi dispositivo (persino il proprio cellulare);
• in una wiki aziendale è possibile decidere chi può vedere cosa in modo da permettere diversi gradi di visualizzazione per i contenuti riservati. Infatti, è possibile gestire in modo specifico i permessi di visualizzazione di un contenuto, rendendolo pubblico o privato;
• è sempre possibile sapere chi ha modificato cosa e quando;
• ogni modifica è registrata in una cronologia, cosicché è sempre possibile recuperare versioni precedenti di un testo;
• intuitiva e facile da utilizzare, almeno nelle sue funzioni base, in quanto ricorda molto, per certi aspetti, il programma Word, integrato agli ormai diffusi e conosciutissimi social network.

Fin qui tutti i vantaggi. Tuttavia,

• occorre disporre di una connessione internet veloce ed efficiente;
• una wiki è un network software, cioè uno strumento che diventa sempre più efficace ed efficiente via via che se ne aumenta l’utilizzo. Ciò significa che soprattutto nelle prime fasi di adozione è difficile captarne il valore;
• come effetto del precedente punto occorre una grande azione di evangelismo e promozione in azienda di questi strumenti. I primi utenti si devono fare carico di stimolare i colleghi ad utilizzare gli strumenti, pena l’abbandono;
• una wiki è totalmente plasmabile: per questo l’azienda è chiamata a un investimento costante per la manutenzione, l’aggiornamento e la personalizzazione degli spazi informativi.

Cosa ne pensa Project Group

La professione di consulente ci porta spesso lontano dall’ufficio e dai nostri collaboratori. Per questo, ormai da parecchi anni, abbiamo adottato una wiki aziendale, grazie alla quale svolgiamo il nostro lavoro quotidiano, condividendo informazioni e documenti con tutti i colleghi. Ognuno di noi ha un proprio account/profilo, grazie al quale può ricevere commenti e apprezzamenti a margine delle pagine dai colleghi, dai project manager e persino dai fondatori dell’azienda! Questo, oltre ad essere molto utile e ad incrementare la comunicazione tra di noi, è particolarmente significativo per i nuovi assunti, che in questo modo si sentono partecipi e connessi, non solo con il proprio team, ma anche con l’intera azienda.

In Project Group per ogni progetto o idea esiste una pagina wiki apposita. Le pagine sono facilmente raggiungibili tramite lo strumento di ricerca, o di condivisione, o di tag: se desideriamo attirare l’attenzione di qualcuno su di una pagina specifica, possiamo menzionarlo, taggandolo nei commenti. In Project Group utilizziamo, infatti, una combinazione di commenti, menzioni e documenti allegati alle pagine, così da sapere istantaneamente lo stato di una commessa o allinearci velocemente su gli obiettivi di un progetto.

Abbiamo scoperto che, utilizzare una wiki per la collaborazione tra team ci aiuta a evitare la creazione di silos informativi, “luoghi” dove le informazioni rimangono inevitabilmente intrappolate, come succede ad esempio con lo scambio di e-mail.