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Un po’ di storia

Una volta, per partecipare a una conferenza, si era costretti a spostarsi fisicamente nel luogo di incontro. Oggi, invece, grazie a reti internet sempre più veloci, è possibile partecipare a qualsiasi tipo di evento, di qualsivoglia fuso e latitudine, rimanendo in ufficio o a casa propria. Le apparecchiature utili alle connessioni possono essere sia altamente professionali (offerte dalle aziende di networking, tra cui le leader di settore Cisco e Vidyo), che semplici ed elementari (come, ad esempio, Skype). Nel primo caso si avranno comprensibilmente una maggiore precisione video e audio, nel secondo un po’ meno… Di cosa stiamo parlando? Della videoconferenza, ormai multiconferenza.

Diffusione in azienda

Difficile trovare dati relativi all’effettiva diffusione della videoconferenza nel mondo e in Italia. Tra le ricerche cui si può fare riferimento ritroviamo la recente indagine Idc, che registra un modesto calo nella vendita degli strumenti di videoconferenza più evoluti (un -13,2% nei primi mesi del 2013), a favore di soluzioni più ridotte, semplici da utilizzare ed economiche.

A tale proposito, interessante la sempre più massiccia diffusione, oltre al già affermato Skype, di Hangout di Google, una rivoluzione partita dagli USA e che ha avuto il suo sviluppo in occasione delle elezioni presidenziali 2012, quando anche in Italia il sito fanpage.it ha dato la possibilità di seguirle attraverso un hangout del suo profilo Google Plus. La medesima cosa si è avuta per le elezioni italiane 2013, grazie alla piattaforma Google elezioni realizzata in collaborazione con La Stampa e La7.

Le multiconferenze sono luoghi di ritrovo virtuali, che consentono di tenere conference call e di scambiare fotografie e video. E’ possibile accedervi da qualsiasi dispositivo, anche mobile, come PC, tablet o smartphone.

Constatato l’utilizzo massiccio dei servizi di videoconferenza meno professionali e più economici, le aziende di settore stanno cercando di approntare versioni sempre più formali e precise, in grado di garantire buone definizioni video e audio, mantenendo invariati semplicità d’uso ed economicità.

Pro e contro

La videoconferenza porta, innegabilmente, molti vantaggi, tra cui:

• confronto diretto anche di persone geograficamente lontane;
• partecipazione a conferenze, comodamente seduti nel proprio ufficio (comunque in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento);
• risparmio di denaro e di tempo, altrimenti dovuti a spostamento e pernottamento;
• possibilità di vedere il proprio interlocutore, quindi, poterne capire il linguaggio corporeo (cosa che invece una telefonata tradizionale non consente)
• costo ormai contenuto delle nuove tecnologie e la semplicità di utilizzo;
• possibilità di lavorare in modo più efficiente con i propri collaboratori, poiché è possibile scambiare documenti e informazioni in tempo reale (confronto diretto e immediato con gli interlocutori).

Come ogni cosa, la videoconferenza porta con sé anche alcuni svantaggi:

• può verificarsi un malfunzionamento nelle apparecchiature video, audio e collegamento Internet;
• occorre disporre di una connessione internet veloce e affidabile;
• può esserci imbarazzo nel vedere sé stessi e gli altri in video (abbiamo riscontrato che per molte persone il video rappresenta uno strumento che suscita imbarazzo).

Cosa ne pensa Project Group

Anche Project Group utilizza spesso la videoconferenza, come soluzione comoda e utile per riunioni virtuali con collaboratori e clienti. La scelta verte su soluzioni come Skype o il già citato Hangout, Sono sufficienti una connessione internet e una webcam e la comunicazione può avvenire, a qualsiasi distanza. Per utilizzare Hangout basta possedere un account Google, mentre Skype è un’applicazione scaricabile da Internet in pochi minuti.

E’ proprio il caso di dirlo: siano lodate queste soluzioni! Ci hanno risparmiato spesso e volentieri trafficati viaggi automobilistici, con conseguente risparmio di tempo…e di stress!

Certo, il rovescio della medaglia esiste: abbiamo notato che spesso si preferisce usare skype e hangout in modalità telefono o chat ,piuttosto che video: quest’ultimo, infatti, viene ritenuto un po’ “compromettente” e sembra metterci in difficoltà, più che incontrare le persone dal vivo! Strani risvolti psicologici della moderna tecnologia!