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In pillole:

• Per condividere file di grandi dimensioni, archiviarli, o lavorare in modo collaborativo ai medesimi documenti, diventano indispensabili i servizi di cloud computing, ovvero quell’insieme di tecnologie che consentono l’archiviazione, la condivisione, nonché l’elaborazione di testi in “web”. Numerosi sono gli strumenti di condivisione di documenti proposti dal mercato anche in modalità gratuita.
• Nonostante la loro indiscutibile utilità, da una recente indagine condotta da Enter The Cloud, in Italia solo il 29% delle aziende fa uso di tali strumenti, contro un 43% che non solo non li usa ma non ha neppure alcuna intenzione di adottarli.
• Project Group è l’esempio di una piccola società che utilizza un insieme di strumenti (a costi ridotti) per condividere i documenti: dalla Wiki per creare i documenti interni all’organizzazione, a DropBox per la condivisione e l’archiviazione di documenti online anche di grandi dimensioni; a Google Drive per l’elaborazione collaborativa di file tra utenti selezionati; a Google site per condivisione con set di documenti anche con collaboratori esterni.

Presentazione dello strumento

Quando ci si trova a lavorare in team con persone fisicamente lontane, la condivisione dei documenti creati può diventare un problema. Normalmente il documento di lavoro viene salvato sul proprio computer e condiviso tramite email con gli interessati. Spesso però le dimensioni del file sono troppo grandi e ne impediscono l’invio, senza contare i limiti dell’email per quanto concerne la collaborazione, già citati in questo post. Per ovviare a tali problemi, sono stati creati strumenti in grado di conservare i documenti in archivi condivisi, spazi in Rete, slegati da hardware specifici e accessibili da qualsiasi dispositivo (in gergo si parla di cloud computing, ovvero l’insieme di tecnologie che consentono questo tipo di servizio di archiviazione ed elaborazione testi “in etere”).
Queste soluzioni sono generalmente gratuite per uso individuale e piccoli team, a pagamento per gli account aziendali, che necessitano di maggiore spazio d’archiviazione e strumenti specifici, per i quali è previsto un canone di abbonamento, spesso ad un costo interessante.
Esempi di strumenti di condivisione di documenti sono: Google Drive, DropBox, SugarSync, Microsoft SkyDrive e Box.

Ne descriviamo due come esempio.

Google Drive è un servizio della nota Società Google, che consente l’archiviazione e la creazione online, anche collaborativa, di documenti molto simili ai noti documenti del pacchetto office (pagine di scrittura come quelle di word, fogli elettronici, presentazioni, etc.). Per ciascun file è possibile scegliere a quali utenti renderlo accessibile e con quali abilitazioni (sola lettura o anche scrittura). Google Drive consente di fare l’upload anche di documenti già creati con il pacchetto Office e trasformarli in documenti condivisi e modificabili in modalità online.

DropBox è un altro programma che consente l’archiviazione dei documenti e la loro condivisione: è utilizzabile on line o anche scaricabile sul proprio computer in modo da avere a disposizione anche in modalità off line i file organizzati in cartelle.

Sua diffusione

Dati significativi sulla diffusione di questi servizi ci vengono da una recentissima indagine italiana condotta da Enter The Cloud, blog di Enter (Società di telecomunicazioni e strategia digitale che offre servizi cloud), che vuole essere punto di riferimento per la ricerca di informazioni nel settore cloud (quello che si occupa dei servizi di archiviazione ed elaborazione testi in Internet). La ricerca è stata fatta su un campione di 1000 professionisti IT. E’ emerso un lieve aumento nella percentuale di aziende che utilizzano tali servizi. In particolare: il 29% delle Società interrogate ne fanno uso, mentre il 43% non ha alcuna intenzione di farlo.
Le barriere maggiori all’adozione di servizi cloud sono: la Sicurezza (49%), la Privacy (44%), eventuali Problemi di connettività (40%). Coloro che invece li hanno scelti, lo hanno fatto: per avere un Accesso alle risorse in remoto (56%), un Risparmio nei costi di infrastruttura (45%), maggiore Flessibilità (44%). I servizi più noti e diffusi sono: Box (71%), Dropbox (68%), Google Drive (65%).

Pro e contro

Come ogni strumento, anche i servizi di Document Sharing (di condivisione dei documenti) hanno punti di forza e di debolezza, pro e contro.

Innanzitutto, gli strumenti di condivisione dei documenti:

• favoriscono maggiore flessibilità lavorativa: gli utenti possono accedere ai file da qualsiasi dispositivo, anche mobile, ovunque siano;
• consentono la collaborazione e quindi il lavoro in team: gli utenti possono lavorare sul medesimo documento, anche a distanza;
• permettono la condivisione delle modifiche operate su un documento di lavoro: il documento è aggiornato, salvato e condiviso tra tutti gli utenti coinvolti, per cui si dispone sempre della versione finale del file;
• consentono di salvare le modifiche ai file e quindi di risalire alle versioni precedenti in ogni momento;
• consentono di condividere documenti particolarmente grandi (es. presentazione immagini, video, ecc);
• non richiedono reti speciali e non hanno esigenze infrastrutturali;
• consentono di preservare la continuità aziendale: nessun guasto o distruzione degli hardware può causare la perdita delle informazioni e quindi minacciare le attività di lavoro;
• sono a facilmente accessibili.

Fin qui tutti i vantaggi. Tuttavia ci sono timori diffusi legati all’utilizzo di questi mezzi, che possono realizzarsi, ma solo nel caso in cui non si abbiano determinate accortezze:

• la sicurezza dei dati può essere minacciata da un accesso esterno non autorizzato (es da parte dei fornitori del servizio), o da parte del personale interno (che può utilizzare impropriamente le informazioni cui ha accesso, come ad esempio un intero databease di clienti);
• si possono innescare problemi di privacy: se vengono archiviate informazioni riservate, e parti non autorizzate riescono ad eccedervi, si possono creare le premesse per una responsabilità nella violazione della legge, la perdita di segreti commerciali e perdita fiducia da parte dei clienti;
• i provider potrebbero subire danni causati da virus, blackout di corrente, incidenti di hackeraggio;
• possono essere minati tempo privato e sfera personale dell’utente: potendo accedere in qualsiasi momento e a qualsiasi ora, il lavoratore può essere portato a lavorare anche extra orario di lavoro, sacrificando così i momenti “familiari”.

Occorre tuttavia sapere che:

• le società di servizi di document sharing fanno della sicurezza la loro reputazione, quindi sono bene attente e scrupolose da questo punto di vista;
• per i problemi di sicurezza è importante individuare servizi affidabili e che soddisfino le esigenze di sicurezza dell’azienda; limitare l’accesso interno a provider non autorizzato.
• le aziende possono creare delle policy chiare e condivise con tutta l’azienda che prevedano come i dipendenti possono o non possono usare le risorse e quali i procedimenti disciplinari in caso di uso improprio dei medesimi.

Cosa ne pensa Project Group

In Project Group, oltre alla wiki aziendale, utilizziamo strumenti di condivisione di documenti, tra cui i già citati Google Drive e DropBox.
La wiki è indubbiamente lo strumento da noi più utilizzato per l’elaborazione collaborativa dei documenti. Tuttavia, nei casi in cui è necessario un accesso selezionato, possiamo affermare che risulta più agevole e veloce Google Drive, che richiede semplicemente l’inserimento degli utenti a cui rendere accessibile o editabile (= possibilità di scrivere) il file. Altra applicazione offerta da Google e da noi sperimentata spesso è Google Sites, per creare siti web da zero in modo facile e veloce: tutti i membri registrati possono caricare file, modificare quelli esistenti e lavorare in maniera collaborativa; il sistema tiene traccia di tutte le modifiche fatte e delle revisioni e versioni precedenti dei documenti. DropBox lo utilizziamo per la condivisione di file di dimensioni maggiori ed è lo strumento al momento preferito per la collaborazione con esterni a Project Group.