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Argomento assai dibattuto quello delle e-mail: strumento ormai superato o evergreen da non lasciare per nessun motivo al mondo? Una cosa è certa: l’ e-mail fa parte della nostra vita lavorativa ed è ancora massicciamente utilizzata negli uffici di tutto il mondo.

Presentazione e storia dello strumento

L’ e-mail (o posta elettronica) è un sistema “per lo scambio di messaggi o documenti tra utenti di computer collegati in rete…Rappresenta la controparte digitale ed elettronica della posta ordinaria e cartacea”. La sua nascita risale al 1971, quando Ray Tomlinson creò un sistema in grado di scambiare messaggi fra le diverse università.

Sua diffusione

Secondo un’indagine condotta da The Radicati Group, Inc. nel 2011 gli account nel mondo erano più di 3 miliardi, e ci si aspetta che superino i 4 miliardi entro la fine del 2015.

Pro e contro

Come ogni strumento, anche l’e-mail ha punti di forza e di debolezza, pro e contro, derivanti soprattutto dall’utilizzo specifico che se ne intende fare.

Innanzitutto: Usiamo le e-mail perché tutti le usano! Frase apparentemente banale, ma assolutamente vera: l’e-mail è più che una moda, fa parte della nostra cultura, ormai da qualche decina d’anni e i dati di diffusione parlano chiaro.

Perché è così utilizzata?

• Consente di comunicare in modo veloce ed economico, quindi fa risparmiare tempo e denaro.
• Permette di scambiare file (documenti, immagini, fotografie, video…) con uno o più interlocutori e di conservarli.
• E’ Environment friendly, perché azzera l’utilizzo della carta e del carburante.
• E’ un efficiente strumento di marketing e anche di conversazione (può sostituire la chat).
• La sua ricezione non è legata ad un pc o una postazione particolare; ormai oggi è possibile riceverla da qualsiasi dispositivo mobile (tablet, smartphone…) e ordinarla per categoria già al suo arrivo, per una più ordinata conservazione.
• L’ e-mail è quindi molto utile quando si tratta di comunicare in modo rapido con i propri interlocutori ed è un ottimo strumento di notifica! (ci può avvisare di commenti fatti alle nostre pagine blog, wiki, Linkedin ecc).

Fin qui tutti i vantaggi. Tuttavia, l’e-mail non si presta ad essere strumento di collaborazione. Pensiamo alla collaborazione tra colleghi: essa richiede l’interazione continua tra persone, l’elaborazione, la revisione e la modifica degli stessi documenti da parte dell’intero team. L’e-mail consente sì lo scambio dei documenti (Attenzione! I file allegati troppo pesanti sono difficilmente condivisibili), ma pone il problema del versioning, cioè la difficoltà di risalire all’ultima versione aggiornata del documento di lavoro. Inoltre, rende difficoltoso il recupero delle informazioni attraverso le diverse e-mail scambiate nel tempo. Infine, nel caso in cui un collaboratore lasciasse il lavoro, tutte le informazioni andrebbero perse.

Cosa ne pensa Project Group

In Project Group usiamo una combinazione di strumenti messi a disposizione da Google . Le e-mail vengono utilizzate soprattutto per ricevere notifiche relative alle modifiche effettuate all’interno della wiki aziendale, anche se non mancano le comunicazioni con i clienti e lo scambio di file (sempre che questi non siano superiori ad una certa grandezza).

Project Group ha già promosso e attivato modalità di comunicazione simili alla propria. Un esempio è il Progetto Edilizia 2.0 Comune di Brescia

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