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“L’e-mail sta per morire” si è detto al recentissimo Social Business Forum 2012.

Sarà anche vero, ma io non l’ho mai utilizzata tanto come in questo periodo.. Del resto, i figli del web1.0 – e prima -occupano (spesso) ancora posti dirigenziali e si avvalgono ancora di quella.. e non solo loro per la verità! Dunque… viva le e-mail (anche se non sappiamo ancora per quanto) e soprattutto viva chi sa gestire la posta elettronica nel migliore dei modi.

Io, molto orgogliosamente, posso dire di avere un collega “esemplare”, in grado di organizzare la posta personale con una maestria inusuale. Ho deciso di approfondire e condividere insieme a voi il suo metodo.

Quando hai deciso di organizzare la posta? C’è stato un evento particolare (la perdita di una e-mail importante) che ti ha portato a ordinarla o l’hai sempre fatto?

Sono abbastanza “malato”: organizzo sempre tutto e, quindi, ho sempre cercato di ordinare anche la posta; è un’esigenza personale! In passato utilizzavo le “regole” di outlook. Oggi utilizzo Gmail e ho creato una struttura di cartelle e sotto-cartelle, anche se il suo facile motore di ricerca consente di trovare tutte le mail in modo rapido. Quello che faccio non è una semplice archiviazione, ma è un approccio alla gestione del tempo e delle attività di lavoro.

Il metodo che utilizzi è tuo o l’hai ereditato, a tua volta, da qualcuno?

E’ lo stesso criterio con il quale organizzo i calzini a casa: tutti ordinati per colore… (Sorridiamo).

In cosa consiste il tuo metodo? Come organizzi la posta?

Il mio metodo consiste nella costruzione di una struttura ad albero, costituita da macro categorie/etichette (come ad esempio: lavoro, personale,…) e categorie di dettaglio (sotto categorie, come ad esempio: clienti per l’area lavoro, commercialista per l’area personale, ecc). Nel sito di posta Gmail è possibile farlo attraverso la voce “Crea nuova etichetta” presente nella colonna a sinistra.

Operativamente procedo in questo modo: le e-mail provenienti da qualsiasi mittente arrivano in “Posta in arrivo”. Procedo alla lettura: se decido di gestirle/processarle, le archivio in una delle categorie sopra definite; se decido invece di non gestirle, le lascio nella “Posta in arrivo”, contrassegnandole come “da leggere” e con eventuali riferimenti di importanza (stellina o linguetta).

Quali i vantaggi?

La mia “Posta in arrivo” è costituita solo dalle e-mail che ancora devo gestire, in questo modo conosco day by day la mole di lavoro, oltre l’ordinario. Inoltre, ovviamente, rintraccio la corrispondenza con facilità.

Quanto è importante essere organizzati?

Moltissimo! Essere organizzati è il primo passo verso l’efficienza.

Organizzazione vuol dire ordine?

Anche.

E’ venerdì pomeriggio, il week end e la stanchezza si fanno sentire. Diego mi saluta e va a tagliarsi i capelli. Oggi va così…e la buona organizzazione gli ha consentito di non perdere tempo. Stacca, può permetterselo!