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A novembre 2011 si è concluso il progetto “Edilizia2.0” per lo sportello Edilizia del Comune di Brescia.
L’iniziativa aveva come finalità quella di favorire la diffusione di modalità collaborative per lo sviluppo della conoscenza, ovvero la sperimentazione di paradigmi tipici del Web2.0, operando su un caso che richiede la collaborazione di più persone: la redazione del nuovo Regolamento Edilizio del Comune di Brescia.
Come si può vedere in figura, i paradigmi tipici del 2.0 sono:
- Connettere le persone (connecting): le persone sono realmente connesse fra loro in modo da poter utilizzare gli strumenti in qualsiasi momento e da qualunque posizione;
- Far collaborare (collaboration): le persone sono parte attiva e possono partecipare insieme all’inserimento dei contenuti sfruttando l’effetto rete;
- Arricchire l’esperienza d’uso (rich experience): grazie ad interfacce semplici e leggere le persone sono più coinvolte e meno frustrate dall’utilizzo degli strumenti informatici.
Il team di progetto era così composto:
- Giovanni Renzi Brivio: si è occupato di rapporto con il cliente; assessment preliminare dei bisogni; realizzazione del workflow nella redazione del Regolamento Edilizio; gestione dei team di lavoro del cliente.
- Cristina Recenti: si è occupata di rapporto con il cliente; analisi della popolazione; formazione; gestione dei team di lavoro del cliente.
- Il sottoscritto, Diego Cagnoni: mi sono occupato di assessment preliminare dei bisogni; software selection; analisi della popolazione; formazione; sviluppo del workflow del regolamento edilizio; sviluppo delle strutture per i team di lavoro del cliente.
Le fasi di progetto si sono sviluppate secondo quest’ordine:
1. Analisi della popolazione e dei bisogni. Fase che ha visto un assessment preliminare dei referenti del progetto (gruppo di lavoro interno del settore edilizia del Comune di Brescia) per identificare il livello di informatizzazione, i bisogni latenti, eventuali problemi e aspettative. Come? Attraverso un questionario di analisi della popolazione realizzato con Google Docs e fatto compilare online.
Cosa è emerso? Un livello di informatizzazione medio; l’e-mail come strumento informativo più utilizzato; difficoltà nella ricerca delle informazioni; scarsa chiarezza nei criteri di archiviazione delle informazioni; necessità di maggiore comunicazione.
Grazie a questi dati si sono potute individuare le reali necessità relative alla gestione delle informazione, ovvero:
- tools che consentano la stesura online di un documento;
- tools che consentano la modifica del documento da parte di più persone contemporaneamente;
- tools che consentano la comunicazione dei collaboratori in tempo reale (messaggistica istantanea e tracking delle conversazioni sul documento);
- tools che consentano una comunicazione sul documento, ovvero che consentano l0inserimento di commenti sul documento;
- tools che consentano la rintracciabilità delle comunicazioni, cioè devono poter recuperare informazioni riguardo le sequenze delle conversazioni avvenute;
- tools che consentano il controllo degli accessi ai file;
- tools che consentano modalità e percorsi chiari e semplici di archiviazione delle informazioni;
- tools che si possano integrare con altri applicativi d’ufficio.
2. Scelte tecnologiche. Fase tradotta in software selection tra la piattaforma Google Apps e Office 365.
Come si può dedurre dall’immagine, la nostra scelta è caduta sulla piattaforma di Google Apps in quanto:
- consente la modifica contemporanea da parte di più persone;
- rispetto ad Office 365, permette una gestione migliore dei permessi per gli utenti (condivisione dei file, lettura/scrittura/commenti).
3. La formazione. E’ stata erogata attraverso la metodologia a workshop, cioè tramite l’uso di esercizi pratici in un ambiente protetto (all’interno del dominio di Project Group, con accesso personale alla piattaforma).
Gli incontri sono stati due, per un totale di 8 ore, suddivisi in questo modo:
- una prima parte, durante la quale i partecipanti hanno potuto mettere in pratica, singolarmente, le nozioni apprese, grazie alle postazioni pc messe a disposizione;
- una seconda, nella quale i discenti hanno lavorato in gruppo ad un esercizio di scrittura collaborativa su un documento messo a disposizione all’interno dello spazio Google Doc.
4. Sperimentazione. Fase che ha visto la “redazione partecipata” del Regolamento Edilizio. Per gestire al meglio i diversi team di lavoro è stato sviluppato un workflow documentale, in grado di regolamentare le attività di modifica, revisione e pubblicazione.
In particolare, si è proceduto:
- alla divisione del regolamento edilizio in documenti, comprendenti titoli e articoli diversi, a seconda del diverso gruppo d’interesse;
- all’individuazione dei referenti e, quindi, all’attuazione del workflow precedentemente individuato.
Il progetto si è concluso con il proposito, da parte del Comune di Brescia, di diffondere le tematiche del web 2.0 anche agli altri settori del Comune e di introdurre nuove piattaforme collaborative all’interno dei diversi settori del Comune.
A conclusione si può dichiarare la buona riuscita e il successo del Progetto, grazie soprattutto alle efficaci azioni intraprese di formazione e sensibilizzazione su tematiche innovative, come l’utilizzo di nuove metodologie di lavoro e dei più attuali strumenti informatici.
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