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Tra Teoria dei Vincoli, Time Management e Gestione del Cambiamento

La richiesta d’intervento è giunta dai vertici di un’importante azienda già cliente di Project Group, in una fase molto delicata di espansione e cambiamento.
La responsabile HR aveva ben chiaro il fabbisogno formativo-consulenziale delle proprie risorse: era necessario conoscere ed adottare nuovi strumenti di gestione delle attività, unitamente ad un miglioramento della gestione del proprio tempo e di eventuali resistenze al cambiamento.

Project Management: quando serve?

L’aula gremita di top managers, peraltro in una fase di grande sviluppo della società, presentava alcune sfide e criticità:

• l’incombere di molti impegni concomitanti e di picchi di lavoro faticosamente compatibili con la presenza in aula;
• una diversa esposizione preliminare al Project management, con alcune figure di PM professionisti che supervisionano abitualmente grandi cantieri edili ed altre figure invece con le competenze organizzative e strategiche del PM, ma non operative in senso tradizionale;
• diverse culture professionali a confronto, alcune piuttosto lontane come possono essere quelle dominate dall’istinto e dalla strategia di chi deve prendere decisioni veloci e rischiose in finanza, a quella eminentemente operativa di chi gestisce la manutenzione, fino ancora alla visione trasversale di aree come l’IT e il marketing.

Progettazione e riprogettazione: perché è importante ricevere un feedback dai discenti

Il corso era già stato inizialmente pensato in modo sistemico, con un ampio spazio dedicato alla Teoria dei Vincoli, in particolare all’algoritmo Catena Critica e ai tools per la gestione dei processi di cambiamento e del conflitto, e con una selezione delle tematiche provenienti dal Project Management Body of Knowledge prioritarie per le aziende clienti.
E’ stata tuttavia operata anche una riprogettazione incontro per incontro sulla base delle esigenze e aspettative specifiche emerse dai partecipanti, in un contesto molto stimolante anche per i docenti che hanno cercato di attivare uno scambio professionale oltre i comuni modelli di formazione interattiva.

L’articolazione degli incontri: quali argomenti sono stati trattati

I primi due incontri sono stati dedicati all’organizzazione di progetto, alla gestione dello scopo e alla gestione del tempo.
Sono nate numerose discussioni sui poteri e sulle prerogative dei project manager e sulla difficoltà di organizzare e rendere operativi team trasversali, ad esempio nei progetti IT che per natura riguardano diverse aree e richiedono il contributo di numerose competenze. Gli esercizi sul project charter e sulla Work breakdown structure sono stati sviluppati da gruppi di lavoro su casi aziendali.

I due incontri successivi hanno lavorato sulla gestione del tempo e della capacità finita in un’ottica Teoria dei Vincoli.
Il Simulatore di processo/produzione appositamente predisposto per attività formativa da Project Group è stato utile per far prendere coscienza alle persone del concetto di vincolo e dei risultati diversi che si ottengono gestendolo in modo corretto secondo l’algoritmo Drum Buffer Rope (da L’obiettivo di Eli Goldratt) oppure in modi più erratici. Sono poi stati illustrati e discussi semplici strumenti e concetti di lean production/office e di time management con la finalità di aiutare i singoli e i gruppi nella gestione delle agende.

Per i neofiti della parte operativa del project management è stato di particolare interesse imparare ad usare uno schedulatore open source per passare dalla teoria alla pratica e ottenere in tempi rapidi un Gantt di progetto completo.

L’ultimo incontro, coerentemente con una visione dei progetti non solo ingegneristica, ma inserita in un contesto di processi di cambiamento, è stata dedicata ai Thinking Processes tools della TOC. I partecipanti hanno lavorato con la nuvola di conflitto per la risoluzione di conflitti e dilemmi quotidiani propri della vita professionale e di quella familiare, ma hanno anche avuto modo di avvicinarsi all’utilizzo più sistemico dei Tools stessi. E’ stato infatti descritto, anche tramite una case history, un processo di cambiamento aziendale completo partendo dalle problematiche o effetti indesiderati che un’organizzazione esperisce fino a disegnare e poi implementare tutte le soluzioni che le servono per diventare una versione migliore e più di successo di sé stessa.

L’esperienza formativa fatta ha registrato un ottimo livello di soddisfazione sia tra i discenti, sia tra i docenti/consulenti: la fase di apprendimento è stata caratterizzata da forti momenti di condivisione e confronto, unitamente ad un elevato desiderio di imparare. In sintesi: un successo! Un grazie speciale ai nostri formatori/consulenti Giovanni Renzi Brivio e Michela Rea.