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Urgenza o importanza? Gli esperti di time management di tutto il mondo consigliano di incasellare compiti e attività proprio in base a tale criterio.

Per chi non avesse le idee molto chiare su tali termini diciamo che: la prima riguarda incombenze che hanno un valore in sè (o comunque per noi), la seconda,invece, il tempo di cui si dispone per portarle a termine.

Se associamo i due “parametri” in una matrice, otteniamo una tabella suddivisa in quattro quadranti.

Il primo contiene le azioni urgenti e importanti del giorno o della settimana. Sono evidentemente da sbrigare subito e, spesso e volentieri, creano ansia.

Il secondo comprende quelle importanti, ma non urgenti. Sono, in genere, le attività che ci piacciono di più; quelle per cui abbiamo molto tempo a disposizione e che quindi possiamo eseguire bene e con cura; quelle che sono in linea con i nostri obiettivi e desideri. Purtroppo, non essendo improrogabili, siamo costretti a posticiparle e a ritagliarle nel tempo rimanente dal terzo e dall’ultimo riquadro.

Il penultimo contiene i compiti urgenti, ma non importanti. Chiamate telefoniche o richieste improvvise del “capo” rientrano fra queste…

Che dire dell’ultima categoria? Sono le mille distrazioni, le interruzioni non volute…Vero tempo sprecato!

Per ottimizzare il nostro tempo, dovremmo concentrare la nostra attenzione sui primi due quadranti e ridurre drasticamente le nostre soste negli utlimi due; ma non solo: concentrarsi sulle azioni importanti, ma non urgenti, oltre ad aiutarci a raggiungere obiettivi e aspirazioni, ci consentirebbe di limitare quelle che, a lungo andare, potrebbero infoltire le fila delle più importanti e urgenti, e a quel punto…non ci sarebbe davvero più nulla da procrastinare!