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Regione Lombardia in tempi non sospetti, prima che tutti noi fossimo avvezzi a parole quali pandemia, lock down, Covid, propose un bando sullo Smart Working atto a favorire l’uso limitato di una forma di lavoro flessibile capace di coniugare i vantaggi per l’azienda e quelli per i lavoratori.

Oggi tutti noi sappiamo cosa sia lo Smart Working o meglio il lavoro da casa (home working): in molti casi lo abbiamo dovuto applicare nostro malgrado nelle nostre aziende e nelle nostre vite private e lo abbiamo fatto in maniera disordinata, confusa, non chiara.

Ma l’emergenza sanitaria sta per scadere. Riusciremo a fare tesoro di questa opportunità di lavoro nel futuro?

Regione Lombardia richiedeva nel suo bando la redazione di un Regolamento di Smart Working; di cosa si tratta? Quali possono esserne i contenuti?

Al di là dei confini regionali o dell’adesione al bando, l’esperienza fatta con lo Smart Working ci ha fatto comprendere l’utilità di un Regolamento aziendale. Ecco quindi la decisione di condividere il nostro know-how.

Di seguito una breve guida che spiega cosa si intenda per Regolamento dello Smart Working e come fare per redigerlo.

Cos’è il Regolamento per lo Smart Working

Si tratta di una serie di norme e linee guida con le quali l’azienda chiarisce la propria politica di Smart working, le modalità con le quali intende metterla in atto e con le quali vuole che sia attuata dai propri dipendenti.

Qual è l’obiettivo del Regolamento di Smart Working

Il regolamento ha l’obiettivo di fare chiarezza su elementi di base che aiutino sia i dipendenti che i datori di lavoro nella realizzazione del lavoro da casa; il Regolamento costituisce la base sulla quale vengono poi redatti i singoli Accordi individuali di Smart working previsti dalla Legge 81 del 2017 per il lavoro Agile.

Quali sono i contenuti del Regolamento di Smart Working

Gli argomenti che costituiscono oggetto del Regolamento (a titolo di esempio non esaustivo in quanto personalizzabili dall’azienda) sono i seguenti:

1. Finalità e Obiettivi dell’adozione dello Smart Working
2. Campo di Applicazione: quali lavoratori e quali mansioni
3. Modalità di accesso allo Smart Working
4. Strumenti di Lavoro
5. Ambiente di Lavoro e Sicurezza
6. Indicazione Temporale della prestazione in Smart Working
7. Canali di comunicazione
8. Sicurezza informatica e riservatezza
9. Durata Revoca e Recesso dell’accordo individuale
10. Diritti e Doveri del Lavoratore (compreso il diritto alla Disconnessione)
11. Verifica e Valutazione dell’attività svolta

Di seguito una descrizione del dettaglio di ciascun argomento proposto

1. Finalità e Obiettivi

E’ molto utile che l’azienda definisca per iscritto, nel regolamento, quali siano gli obiettivi che persegue favorendo la modalità di lavoro dello Smart Working. Gli obiettivi possono essere gli stessi richiamati dal Dlgs 81 del 2017 su lavoro Agile o altri anche specifici della realtà aziendale.

A titolo di esempio se ne riportano alcuni possibili:

• Favorire la conciliazione dei tempi di lavoro e quelli personali dei lavoratori dipendenti;
• Sperimentare una cultura gestionale orientata al lavoro per progetti, obiettivi e risultati;
• Favorire pari opportunità a soggetti e categorie fragili a cui, per causa di disabilità o impedimenti di natura oggettiva, personale e/o familiare, anche temporanea, lo spostamento al lavoro e ritorno a casa risulti particolarmente gravoso;
• Contribuire alla riduzione dell’inquinamento ambientale dovuto al pendolarismo lavorativo;
• Garantire la continuità aziendale anche in periodi di emergenza sanitaria.

2. Campo di Applicazione: quali lavoratori e quali mansioni

E’ importate che il Regolamento definisca quali siano le condizioni per potere attivare un rapporto di lavoro in Smart Working. Elementi che possono determinare la possibilità o meno di attivare questa modalità di lavoro sono per esempio:

• Mansioni Svolte: dovranno per esempio essere escluse quelle di front office fisico con utenti o clienti
• Necessità di attrezzature: esclusione per esempio di attività che prevedono il lavoro su macchine o attrezzature presenti in azienda
• Contratto di lavoro: può essere chiarito se questa modalità si estende anche a lavoro a tempo determinato e part time oppure no; se anche agli apprendisti siano compresi o no.

In sintesi l’azienda chiarisce nel regolamento cha alcuni lavori sono realizzabili efficacemente ed efficientemente da remoto ed altri no.

3. Modalità di Accesso allo Smart Working

L’azienda attraverso il Regolamento definisce quali sono le modalità con le quali attiva un accordo di Smart Working. Il D.lgs 81 sul lavoro Agile prevede che, in periodo non pandemico, sia redatto un accordo individuale scritto che definisca:

• l’oggetto della prestazione resa
• le attività da svolgersi in modalità agile
• gli obiettivi da raggiungere
• le tecnologie necessarie o utili alla prestazione lavorativa e il loro reperimento
• i sistemi di supporto e sicurezza dell’attività resa da remoto
• le modalità di verifica del risultato delle attività svolte con riferimento alle tempistiche di lavorazione e del risultato finale
• l’indicazione delle giornate settimanali/mensili da svolgere in modalità agile
• gli interventi di formazione, se necessari

In ogni caso è opportuno che nel Regolamento siano esplicitate le modalità con le quali il lavoratore può richiedere di valutare l’attivazione del lavoro in Smart Working e le responsabilità aziendali coinvolte (Responsabile diretto, Responsabile Risorse Umane, Direzione aziendale) prima della stipula dell’eventuale Accordo Individuale e durante il periodo di sua attuazione.

4. Strumenti di Lavoro

Nel Regolamento l’azienda ha la possibilità di chiarire la propria politica relativa alla fornitura della strumentazione necessaria allo svolgimento delle mansioni da remoto. E’ prassi comune che sia l’azienda a fornire computer (con webcam) e software di connessione alla rete aziendale e che il lavoratore sia invitato a utilizzarla con cura segnalando eventuali malfunzionamenti.

Per quanto attiene alla strumentazione necessaria per la connessione, considerata la natura non stabile e non continuativa dell’attività fuori sede, spesso i lavoratori in Smart Working utilizzano connessione di proprietà personale: anche questo può essere specificato nel Regolamento.

5. Ambiente di Lavoro e Sicurezza

Nel Regolamento possono essere date indicazioni su quali caratteristiche debba avere il Luogo di Lavoro scelto dal lavoratore per l’attività di Smart Working. A titolo di esempio si potrebbe indicare che:

• il luogo di lavoro prescelto deve essere tale da garantire il corretto utilizzo degli strumenti di lavoro, oltre alla sicurezza del lavoratore;
• il luogo di lavoro, a maggior ragione se la prestazione debba essere svolta attraverso conference call, deve essere decoroso, consono e rispettoso delle indicazioni e degli standard qualitativi della società.

Per quanto riguarda la tematica di salute e sicurezza, nel Regolamento si può richiamare l’informativa scritta redatta dal Responsabile per la prevenzione e la protezione, nella quale sono individuati i rischi specifici connessi alla particolare modalità di esecuzione del rapporto di lavoro.

Nel Regolamento si può richiamare come il lavoratore sia tenuto a collaborare nell’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro; potrebbe essere specificato che la società non risponde degli infortuni verificatisi per mancata diligenza del lavoratore nella scelta di un luogo non compatibile con quanto indicato nell’informativa, e che le conseguenze di azioni, svolte dal lavoratore con dolo o negligenza in materia di sicurezza, rientrano nelle responsabilità del lavoratore.

6. Indicazione Temporale della prestazione in Smart Working

La normativa per il lavoro Agile è chiara: la prestazione di lavoro è resa senza precisi vincoli di orario, ma nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva.

Il Regolamento può comunque dare delle indicazioni di massima sulle tempistiche di realizzazione dello Smart Working per esempio definendo che deve essere sempre e comunque parziale con un’alternanza tra attività da remoto e attività in ufficio.

Possono anche essere riportati i periodi dell’anno in cui per la natura dell’attività aziendale si esclude il ricorso allo Smart Working oppure si può fare semplicemente riferimento a quanto specificato negli accordi individuali.

L’azienda potrebbe definire il preavviso con il quale eventualmente richiedere al lavoratore di rientrare nella sede aziendale in caso si verificassero problemi collegati alla gestione di pratiche amministrative/contabili o improrogabili necessità tecniche e commerciali.

7. Canali di comunicazione

Il Regolamento può essere una preziosa occasione per chiarire l’importanza di mantenere canali di comunicazione aperti tra il lavoratore in Smart Working e i colleghi in ufficio ( o utenti/clienti/fornitori).

Si possono qui richiamare gli strumenti promossi dall’azienda quali i software di video call per garantire una comunicazione continua. In altre parole possono essere date le indicazioni proprie di una politica di comunicazione:

• entro quanto tempo rispondere alle mail
• come usare eventuali altri canali di comunicazione quali le chat
• richiedere eventuali orari di disponibilità telefonica
• presenza alle riunioni anche da remoto

8. Sicurezza informatica e riservatezza

La sicurezza informatica è spesso una delle principali preoccupazioni per le aziende di tutti i settori, ma diventa ancora più difficile da gestire con i dipendenti a casa.

In questa sezione si dovrebbero richiamare le misure di sicurezza informatica che i dipendenti devono adottare e le regole aziendali in tema di Privacy, comprese le informative appositamente redatte per il lavoro a distanza. I lavoratori devono essere formati e responsabilizzati a garantire la protezione dei dati personali e naturalmente a garantire la riservatezza sulle attività aziendali.

9. Durata Revoca e Recesso dell’accordo individuale

In questa sezione possono essere definite le indicazioni di massima sulla durata di un accordo individuale (si consiglia almeno 2 anni) e le regole di revoca e recesso rispetto al quale tuttavia la normativa dà delle indicazioni precise:

1. Ai sensi dell’art. 19 della L. 81 del 22 maggio 2017 il lavoratore agile e la società possono recedere dall’accordo di lavoro agile in qualsiasi momento con un preavviso di almeno 30 giorni.
2. Nel caso di lavoratore agile disabile ai sensi della L. 68/99, il termine di preavviso del recesso da parte della società non può essere inferiore a novanta giorni, al fine di consentire una adeguata riorganizzazione dei percorsi di lavoro rispetto alle esigenze di vita e di cura del lavoratore.
3. In presenza di giustificato motivo, ciascuno dei contraenti può recedere prima della scadenza del termine, nel caso di accordo a tempo determinato, o senza preavviso nel caso di accordo a tempo indeterminato.

10. Diritti (compreso il diritto alla Disconnessione) e Doveri del Lavoratore

Per legge, il lavoratore in modalità Agile ha gli stessi diritti di un lavoratore subordinato secondo quanto stabilito dal proprio contratto collettivo.

Un particolare diritto che viene previsto è quello alla disconnessione: il lavoratore ha il diritto di disconnettersi dagli strumenti tecnologici che lo rendono reperibile in modo da assicurare che sia rispettato il numero massimo di ore settimanali previste dal contratto di lavoro. Eventuali altri diritti che l’azienda prevede per i lavoratori in Smart Working (es. buoni mensa) non previsti per legge, possono essere qui richiamati.

Per quanto riguarda i doveri, il lavoratore, come già richiamato in precedenza è tenuto a:

• Rispettare le norme e procedure di sicurezza, sottoponendosi alla sorveglianza sanitaria, ove prevista e consentendo i controlli necessari ai sensi del D. Lgs 81/2008 e s.m.;
• Rispettare, ai fini della privacy e della riservatezza delle informazioni, quanto disposto dalla normativa vigente. Il trattamento dei dati deve essere volto a garantire la massima sicurezza, secondo comportamenti improntati alla riservatezza, all’integrità nonché alla massima diligenza ed al rispetto delle norme sul trattamento dei dati;
• Impedire l’utilizzo dei propri strumenti di lavoro a terzi.

Il Regolamento potrebbe contenere un paragrafo specifico per le Sanzioni Disciplinari nel quale specificare le condotte connesse all’esecuzione della prestazione in Smart Working, che possono dare luogo all’applicazione delle sanzioni disciplinari, quali:

• Reiterata e mancata risposta telefonica o a mezzo personal computer del lavoratore nelle fasce di reperibilità;
• Reiterata disconnessione volontaria non motivata da comprovate ragioni tecniche o personali di natura contingente;
• Violazioni della diligente cooperazione all’adempimento dell’obbligo di sicurezza o riservatezza dei dati.

11. Verifica e Valutazione dell’attività Svolta in Smart Working

E’ compito dell’azienda eseguire un monitoraggio sull’applicazione dello Smart Working con particolare riferimento a:

• Opportunità e criticità direttamente collegate al lavoro da remoto;
• Livello di interazione tra i soggetti interessati;
• Raccolta di buone prassi e di suggerimenti per l’individuazione di modelli organizzativi utili alla razionalizzazione dei processi lavorativi e al contenimento dei costi.

Inoltre è opportuno che siano definite le responsabilità e le modalità per il controllo del raggiungimento degli obiettivi di performance definiti in ciascun Accordo Individuale.

Come condividere il Regolamento

E’ importante che il Regolamento sia recepito dall’organizzazione: in particolare, i lavoratori in Smart Working e i loro responsabili devono comprendere e condividere ogni parte del Regolamento.

Per questo l’azienda potrebbe creare focus group interni con i quali elaborare, o anche solo verificarne, i contenuti.

Importante è assicurarsi che:

• il documento sia condiviso con strumenti informatici e non solo cartacei: trattando il tema dello Smart Working, l’azienda deve mostrare la propria inclinazione al digitale, pubblicandolo su una bacheca pubblica virtuale o inviandolo via mail;
• tutti abbiano ricevuto e letto il Regolamento: opportuno fare dei questionari di comprensione o delle sessioni formative anche in video call;
• eventuali dubbi sui contenuti espressi siano esplicitati e risolti.

A questo punto non ci resta che augurare buon lavoro… in Smart Working!

Se avete richieste di approfondimento non esitate a contattarci: la nostra consulente di riferimento Cristina Recenti sarà lieta di supportarvi.