I problemi da risolvere

Le Organizzazioni spesso chiedono il nostro aiuto perché hanno la sensazione che le Risorse Umane non siano impiegate in modo ottimale e in particolare lamentano che:

  • vi siano Uffici e/o Reparti in sofferenza o al contrario uffici e/o Reparti in surplus di personale
  • le attività lavorative siano così frammentate da rendere i processi lenti e inefficienti
  • non vi sia coerenza tra competenze e ruoli assegnati.

In questi casi rispondiamo con un intervento di analisi e ottimizzazione dei carichi di lavoro.

Ecco come si struttura un progetto di questo tipo:

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Fase 1 – commitment delle risorse coinvolte nel progetto

Le attività prendono avvio con una sessione formativa rivolta alle risorse  coinvolte nella gestione dei processi oggetto dell’analisi al fine di garantire la condivisione e  partecipazione attiva al progetto.

L’intervento formativo è l’occasione per creare il senso d’urgenza (condivisione del problema), condividere la metodologia di lavoro e i risultati attesi.

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Fase 2 – analisi dei carichi di lavoro

In questa fase la Consulenza è di supporto nella raccolta dati relativa ai processi da dimensionare.

La metodica utilizzata è la seguente:

  1. Declinazione delle attività che compongono il processo;
  2. Definizione del tempo ciclo delle singola attività;
  3. Quantificazione della domanda annuale processata per singola attività;
  4. Compilazione del diario a cura della risorsa coinvolta;
  5. Rilevazione in campo dei ‘tempi e metodi’ delle attività ritenute critiche;
  6. Validazione dei tempi ciclo di tutte le attività
  7. Disegno del profilo in relazione all’incidenza dei processi 

La mappatura dei carichi di lavoro prevede l’utilizzo di uno specifico tool informatico.

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Fase 3 – individuazioni delle azioni di efficientamento

In questa fase la Consulenza procede all’ottimizzazione dei carichi di lavoro attraverso:

  1. Analisi dei profili (coerenza tra profilo e ruolo);
  2. Individuazione degli elementi di attenzione (criticità);
  3. Costruzione delle azioni di miglioramento “operative” finalizzate al corretto bilanciamento del profilo  e all’ottimizzazione dei processi.
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Fase 4  – Restituzione all’organizzazione

A completamento del progetto prevediamo la stesura di un documento di sintesi da condividere con la Direzione, per concordare le azioni da intraprendere e con le risorse coinvolte per la loro implementazione.

Benefici ed elementi di valore

Un progetto di questo tipo porta con sé i seguenti vantaggi:

  • Chiara e completa visione dei processi gestiti dalla singola risorsa o ufficio/reparto 
  • Quantificazione del tempo di assorbimento richiesto dai singoli processi (tempo ciclo) 
  • Possibilità di prendere delle decisioni partendo da dati oggettivi (es: assunzione di nuove risorse o riduzione di personale)
  • Possibilità di gestire al meglio le persone a disposizione (es: mobilità interna)
  • Il dimensionamento come base di partenza per la costruzione della mappatura delle competenze richieste al ruolo e la valutazione del gap da colmare con la formazione.
Consulente

Laura Bianchetti

Partner e Amministratore

Irene Testa

Consulente Senior

Andrea Belussi

Project Manager

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