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Nel mondo contemporaneo, il lavoro non può più essere definito attraverso canoni e significati univoci, fissi e con limiti ben definiti. Al contrario, oggigiorno è richiesta sempre più fluidità, dinamismo, elasticità. E questo ha colpito tutti e tutto; un esempio lampante ne è lo smart working: sempre più aziende ormai offrono opzioni di lavoro flessibile o si sono strutturate completamente in remoto. Questo vale per le PMI, ma a guidare sono stati in epoca pre-covid i big internazionali: Google, Microsoft, Facebook, Amazon, LinkedIn, HP, Twitter, Airbnb sono solo alcuni dei marchi che hanno adottato questo tipo di lavoro.

Naturalmente anche a causa della pandemia scoppiata lo scorso anno, il numero di persone che lavorano da casa anche in Italia è aumentato in modo considerevole: ben 4,7 milioni di dipendenti lavorano oggi da casa (o da un altro luogo diverso da un ufficio tradizionale) per almeno metà del tempo. E le motivazioni che hanno portato alla scelta di questa modalità di lavoro da remoto sono la ricerca di migliore equilibrio tra lavoro e vita privata, una migliore concentrazione e, di conseguenza, maggiore produttività. Da non dimenticare i benefici personali: è stato evidenziato infatti come lo smart working, se ben gestito, porti ad una riduzione dello stress, non solo legato al lavoro. Questa nuova modalità lavorativa permette alle persone di organizzare in modo più ottimale le proprie vite, sfruttando la possibilità di avere orari (e spazi) più elastici, in un’ottica di autogestione e organizzazione.

Nello specifico, i benefici di questa pratica sono:

• Aumento della felicità nel lavoro (incremento del ben 29%!);
• Diminuzione sensibile di turnover (25% in meno);
• Risparmio, spesso dimenticato, dal punto di vista ambientale (dovuto alla riduzione degli spostamenti).

Non è però tutt’oro quel che luccica, come si dice. Lo smart working ha infatti anche alcune insidie, come la difficoltà a “staccare la spina” dopo l’orario di lavoro o la mancanza di copertura per le spese (che son sempre presenti!) del lavoro da casa, come, banalmente, la connessione ad Internet.

È quindi fondamentale che, anche in questo caso, ci si approcci a questa pratica in modo pienamente consapevole! Alcuni suggerimenti?

Innanzitutto, se sei a casa scegli di dedicare uno spazio dove poter lavorare in tranquillità, possibilmente separatamente dagli altri membri della famiglia, stabilendo con essi dei limiti fisici e temporali. Qualora la tua abitazione non si prestasse a questa regola, puoi pensare di attrezzarti con delle pareti divisorie..

Per quanto riguarda le caratteristiche della stanza dedicata al lavoro, dovrebbe mantenere comunque gli standard di un ufficio: ordinata, ben illuminata e confortevole. E non dimenticare di prestare attenzione a cos’hai in background, nel caso di frequenti (e importanti) videoconferenze.

Non sai da dove cominciare? Prova a imitare il più possibile la postazione che hai in ufficio oppure pensare addirittura a migliorarne l’impostazione per renderla più confortevole.

Esistono inoltre delle “buone pratiche” per lo smart working. Bisogna diventare più intenzionali nel tenersi in contatto: sappiamo, oggi più che mai, quanto siano importanti le relazioni sociali, e il lavoro telematico non deve essere un motivo per chiudersi in una bolla! Una delle cose più utili al fine di mantenere quel minimo di vicinanza umana nelle interazioni con i colleghi è accendere il tuo video, soprattutto quando i web meeting sono all’ordine del giorno: questo ti permetterà di connetterti con gli altri e mantenere un tipo di routine che sia comunque professionale. In altre parole: niente pigiama!

Cerca anche di mantenere un calendario, visibile ai collaboratori, per far sapere sempre e a tutti quando sei disponibile e quando non lo sei: perché dovresti precluderti la fondamentale pausa caffè?!

Altro elemento fondamentale è la routine: determina quali saranno i tuoi orari di inizio e fine, in modo da poterli rispettare ed evitare che la tua giornata di lavoro si insinui nella tua serata e nei momenti di vita privata. È importante, per rimanere in tema, separare il più possibile i compiti di lavoro da quelli di casa, come le faccende domestiche: ogni cosa deve avere il suo specifico spazio di tempo. Se non vuoi rinunciare ad una boccata d’aria fresca, considera la possibilità di fare due passi nel quartiere prima dell’inizio dell’orario lavorativo, come se fossi ancora pendolare!

A tal proposito, non dimenticarti della tua salute fisica: quando si lavora da casa, può risultare difficile ricordarsi di fare delle pause. Prova ad utilizzare alcune sveglie, che siano dei promemoria per bere, fare uno spuntino o anche semplicemente sgranchirti un po’ le gambe!

Il lavoro da casa non è solo lavoro: è anche casa! Informa sempre i tuoi colleghi, ove possibile, che potrebbero capitare piccole interruzioni, per esempio se hai un figlio a casa a piede libero! Spiega comunque ai tuoi figli cosa stai facendo e come devono comportarsi: insegna loro a salutare, se dovessero comparire durante una call. Le persone tendono ad essere comprensive, quindi niente paura!

Hai bisogno di qualche consiglio “tech” per poter lavorare da remoto al meglio? Ecco, per concludere, alcuni suggerimenti:

• Google Suite: software per l’elaborazione di testi, fogli di calcolo e presentazioni basato sul cloud che include l’archiviazione basata sul cloud per altri file;
• Trello: software di project management che anche nella versione gratuita ti consente di pianificare al meglio le tue attività e quelle delle persone con cui collabori;
• Slack: piattaforma di messaggistica istantanea che è stata costruita per rendere più facile per le aziende tenersi in contatto;
• Zoom: uno strumento di videoconferenza che ti permette di impostare videochiamate con chiunque e creare delle stanze virtuali.

E ricorda: le migliori pratiche che si applicano al lavoro in ufficio valgono anche per lo smart working!