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Questo è anche il titolo dell’omonimo libro di John Doerr, nel quale l’autore si impegna a illustrare il proprio modello di gestione aziendale basato su una metodologia di definizione degli obiettivi che prende il nome di Objectives and Key Results, da cui l’acronimo OKR.

Ma procediamo con ordine.

La storia dietro al successo

John Doerr non si svegliò una mattina e decise di stravolgere il management di un’azienda dal nulla; la sua storia lo precede: egli infatti, nell’autunno del 1999, incontrò i fondatori di un start-up a cui aveva appena dato 12 milioni di dollari, il maggiore investimento della sua carriera.

Larry Page e Sergey Brin, all’epoca novelli fondatori di Google, avevano a supporto una tecnologia stupefacente, energia imprenditoriale e ambizioni enormi, ma non un vero Piano strategico.

Perché Google potesse cambiare il mondo, o anche solo sopravvivere alle prime scosse di mercato, Page e Brin dovevano imparare a fare scelte chiare sulle priorità e al tempo stesso mantenere allineato il proprio team. Dovevano sapere quando tirare i remi in barca per far rapidamente fallire quello che non funzionava. E avevano bisogno di dati tempestivi e pertinenti per tenere traccia dei progressi raggiunti e misurare quello che conta davvero.

Qui entra in gioco il genio di Doerr.

Da buon venture capitalist e developer, ha saputo insegnare loro, e prima ancora sviluppare, un metodo collaudato per l’eccellenza operativa: i cosiddetti OKR, acronimo che sta per Objectives and Key Results.

Il binomio opera sempre insieme ma secondo un grado di subordinazione operativa e di dipendenza che in seguito vedremo nel dettaglio.

Come detto, il metodo OKR non venne sviluppato da un giorno con l’altro; infatti Doerr lo iniziò a sperimentare già negli anni ’70 quando era ingegnere presso la Intel, dove il leggendario Andy Grove (riconosciuto da molti addetti ai lavori come il manager più grande di tutti i tempi) era a capo della stessa azienda.

Ma qual è il funzionamento di una pianificazione gestita grazie agli OKR?

In questo sistema, gli Obiettivi dettano quello che cerchiamo di raggiungere, mentre i Risultati Chiave (Key Results), ad essi subordinati, sono il modo in cui gli obiettivi saranno realizzati: il tutto mediante azioni specifiche e misurabili entro una determinata finestra temporale.

Gli obiettivi inoltre, secondo questo metodo, devono essere di dominio comune, e perciò visibili a tutti all’interno dell’azienda: dal CEO al neoassunto.

Una volta stabiliti i fondamenti pratici che gli OKR condividono e fanno propri, è il momento di vederli più da vicino.

Come si presentano gli OKR?

Per fare comprendere il funzionamento degli OKR abbiamo pensato di prendere ad esempio l’organizzazione del Live Aid, il famoso concerto del 1985 realizzato per fini benefici .

Proviamo a metterci nei panni degli organizzatori quando hanno saputo che ci sarebbe stato questo concerto mai visto prima nelle dimensioni; immaginiamo dunque di spacchettare la realtà dell’offerta ricevuta e di trascriverla utilizzando gli OKR.

• Obiettivo: Organizzare un concerto i cui proventi verranno destinati per combattere la fame nel mondo.

Una volta definito con chiarezza l’obiettivo (magari aggiungendo una cifra target che si vuole raccogliere) ci si chiede come fare per raggiungere l’obiettivo e misurare i suoi progressi.

Riteniamo probabile che i primi Key Result siano stati i seguenti:

1. Avere artisti di fama mondiale che si esibiscono Key Result 1
2. Esibirsi in uno spazio capace di contenere migliaia di persone– Key Result 2
3. Trasmissione dell’evento in diretta nella maggior parte del mondo – Key Result 3.

Come si prosegue? Si programmano le azioni capaci di raggiungere i 3 Key Results che si vogliono ottenere.

Per esempio, “Contattare entourage artisti” a sua volta presuppone 3 AZIONI:

1. Contattare agenti e proporre contratti adeguati al livello dell’artista
2. Definire tempistiche di collaborazione e verificare disponibilità delle band
3. Ricercare sponsor in grado di soddisfare richieste di cachet elevate

OKR e Monitoraggio

Una volta definiti gli obiettivi e i Key Results principali, è tempo di renderli standard per l’intera azienda; per farlo, è necessario seguire dei passaggi:

1. Impostazione degli OKR annuali: è importante avere dei target finali cui tendere, tra i 30 e i 60 giorni prima dell’inizio dell’anno di attività
2. Impostazione degli OKR trimestrali, tra i 20 e i 30 giorni prima dell’inizio del trimestre di attività
3. Definizioni degli OKR , entro i primi 15gg del trimestre di attività

è dunque tempo di monitorare il lavoro compiuto: a tal proposito viene raccomandato un check

• Ogni settimana (o mese) vanno verificati gli OKR di ciascuna risorsa di area e il progresso verso l’obiettivo in modo da rimanere focalizzati
• Alla fine del trimestre vanno verificati gli OKR di tutti e dell’azienda stessa. Il CEO e i primi riporti presentano lo stato di avanzamento dei propri OKR 

La finalità, oltre alla corretta gestione delle tempistiche previste dagli OKR, resta quella di generare allineamento, coesione e commitment.

Di seguito un esempio funzionale:

Come utilizzare gli OKR?

Un applicativo molto interessante per la gestione dei progetti con OKR è Profit.co

Vivamente consigliato per tutti coloro che, oltre alle funzioni base del modello, vogliono implementarlo con Gantt, strumenti di scheduling e monitoraggio in tempo reale dello stato di avanzamento delle task.

Il tutto si sviluppa esattamente come descritto precedentemente ma in una forma grafica intuitiva e gradevole che non omette la possibilità del lavoro in team: è infatti possibile assegnare compiti a mansioni diverse, personificare le date di allineamenti e deadline, subordinare o sovra-ordinare le attività ed infine gestire il tutto in un pannello di controllo dedicato.

Perchè utilizzare gli OKR?

I benefici sono profondi. Eccone alcuni:

• Gli OKR fanno emergere le vere priorità dell’organizzazione.
• Concentrano l’impegno e favoriscono il coordinamento.
• Mantengono i collaboratori sulla strada giusta.
• Collegano gli obiettivi tra i reparti per unificare e rafforzare l’intera azienda.
• Parallelamente, migliorano la soddisfazione sul posto di lavoro e aumentano la retention.

Gli OKR sono utilizzati dalle più grandi aziende del mondo..Tuttavia è possibile applicarli con successo anche nelle nostre PMI: non esitate a cimentarvi approfittando dell’inizio dell’anno..E se volete un supporto non esitate a contattarci!

Fonti citate:

• How to Use the OKR Framework to Reach Your Life Goals
• OKR: cosa sono, come usarli e perchè sono fondamentali. Product Heroes
• John Doerr: Rivoluzione OKR, Edizioni LSWR Milano, 2019.
• KPI e OKR: qual è la differenza e come usarli per aumentare le performance — °FLUENCY