Al nostro rientro da questa pausa invernale vogliamo raccontarvi un’esperienza vissuta con Ellisse S.r.l., agenzia bresciana specializzata in comunicazione, eventi, digital ed allestimenti.

Elena Pagani, Direttrice dell’Agenzia, ha pensato che sarebbe stato interessante ed utile, sia per lei che per i suoi collaboratori, iniziare ad avvicinarsi all’ottica Lean partendo dalla logica delle 5S dove pulizia, ordine e standardizzazione, aiutano a migliorare efficacemente l’ambiente e le metodologie di organizzazione del lavoro.

Così, dopo un incontro conoscitivo organizzato dal nostro partner Isfor di Fondazione AIB, decide di attivare il corso con l’Ing. Alessia Corradi, specializzata in Lean Management, motivata più che mai ad iniziare insieme ad Ellisse questo percorso di cambiamento, orientato al miglioramento continuo.

L’agenzia ha mostrato fin da subito grande interesse e voglia di mettersi in gioco; per raccontarvi un po’ della loro realtà e dei risultati ottenuti con l’intervento abbiamo pensato che la cosa migliore fosse farcelo dire da una protagonista . Ecco quindi l’intervista ad Elena Pagani.

Come Ellisse è venuta a conoscenza della metodologia Lean?

Ellisse collabora, da più di vent’anni, con Fondazione Poliambulanza. La struttura sanitaria, negli ultimi anni, ha fatto propri i principi della Lean e, per renderli più valorizzati e diffusi all’interno della struttura, ha dato vita al Lean Day. Questa giornata, spiega Elena, è dedicata alla presentazione dei vari progetti realizzati all’interno dei vari reparti, sviluppati in collaborazione con aziende esterne. Dal racconto di alcuni consulenti specializzati in Lean Management, Elena è rimasta colpita dagli straordinari risultati che sono stati raggiunti; da lì è nato il suo desiderio di approfondirne la conoscenza.

Quali le aspettative di crescita per l’agenzia grazie alla Lean?

Quando si parla di creatività e consulenza non è facile standardizzare o quantificare il tempo di realizzazione di un progetto: “dipende dalla velocità con la quale un’idea diventa la soluzione vincente” racconta Elena. “Può trascorrere un quarto d’ora come tre giorni; però è anche vero che tutto ciò è anche una bella scusa. Siamo d’accordo che alcuni step del processo siano difficili da standardizzare, ma su alcuni di essi si può lavorare al fine di migliorarli. Il desiderio più grande è quello di ridurre gli sprechi presenti in azienda: sprechi di tempo, di materiali, di energia, ottimizzandoli utilizzando supporti tecnologici, piuttosto che il “vecchio lavoro a mano”.

Quali le reazioni dei collaboratori: entusiasmo o resistenza?

La stessa docente del corso, Alessia, aveva notato qualche resistenza da parte di qualcuno; uno dei quattro soci, in particolare, era molto resistente all’evoluzione in generale, ma poi, durante il percorso tutti hanno cominciato a collaborare, a metterci del loro. Esistono delle positività anche indirette, legate al percorso di miglioramento, racconta Elena, perché fare Lean ti “costringe” a lavorare in gruppo, con tutte le dinamiche che ne conseguono; la comunicazione, qualche attrito che poi viene sciolto… E’ comunque molto importante, al di là del risultato, il percorso che fai ed in che modo lo percorri.

Vi è un passaggio più arduo da affrontare e superare?

“La difficoltà più grossa è mettere in pratica ciò che abbiamo intuito tutti insieme durante questo primo percorso,” racconta Elena. E’ necessario, per la continuità e la buona riuscita del percorso, un accompagnamento consulenziale nella messa in opera di ciò che è stato individuato.

Quali i miglioramenti sostanziali ottenuti nel breve tempo?

L’aspetto che impatta in modo visivo nell’immediato, all’interno di un percorso di Lean, sono sicuramente le 5S. Elena che, con il suo team ha applicato le 5S alle loro postazioni di lavoro, racconta che: “il fatto di dire ok, ci alziamo e ci mettiamo all’opera è, senza dubbio, un po’ traumatico, ma ha trasmesso immediatamente il pensiero: da adesso cambiamo. Abbiamo deciso cosa buttare (la parte più difficile!), completato il cartellone 5S, fatto la mappa, i posizionamenti, l’abbiamo razionalizzato in modo intelligente e, ad oggi, è tutto in ordine.” Che dire? Ogni cosa al suo posto e un posto per ogni cosa.

Quali i miglioramenti prefissati per il futuro?

L’obiettivo futuro sarà trasferire la logica delle 5S anche a livello virtuale, ossia utilizzare sistemi come Teams, per organizzare le squadre di lavoro e far sì che tutto sia sotto controllo: non duplicare le comunicazioni, evitare perdite di documenti, non duplicare i file, ecc.

Esperienza da consigliare oppure no?

Elena Pagani ci spiega che consiglierebbe assolutamente questo percorso alle aziende; non solo alle aziende di produzione dove i miglioramenti sui processi sono lampanti, bensì anche alle società di servizi come quella in cui lei opera, dove il vero valore è il tempo delle risorse. Se si ottimizza in maniera efficace il tempo, si ottimizza il servizio da offrire al cliente.

“Mi piacerebbe proseguire con una parte di affiancamento, in questo stadio successivo alla parte formativa svolta, in modo da dare concretezza al progetto”, annuncia Elena; prosegue: “La cosa importante è il consolidamento di ciò che abbiamo appreso; se dovessi consigliarlo a qualcuno, proporrei un primo step formativo e successivamente un affiancamento continuo nel tempo in quanto, la quotidianità sa, purtroppo farci regredire allo step iniziale, travolgendoci per inerzia”.

Per aiutare le aziende che, come Ellisse, vogliono garantire i risultati ottenuti con le 5s nel tempo, i nostri consulenti hanno predisposto un’apposita check-list che potrete ricevere gratuitamente scrivendo all’indirizzo info@projectgroup.it.