Case study nel servizio pubblico


La gestione della conoscenza nel Comune di Brescia

L’Amministrazione comunale bresciana si è rivolta a Project Group per progettare ed attivare modalità collaborative finalizzate alla condivisione e allo sviluppo delle conoscenze.


1. Obiettivo.

Per agevolare l'adozione da parte dell'amministrazione comunale di modalità collaborative per lo sviluppo della conoscenza, si è intervenuti sviluppando un progetto pilota: la redazione del Regolamento Edilizio, particolarmente significativo per la tipologia di fasi che ne caratterizzano lo sviluppo e di persone che partecipano alla sua elaborazione. Diversi individui intervengono su copie dello stesso documento per generarne, modificarne e/o integrarne i contenuti, spesso senza che il sistema di supporto utilizzato generi sufficienti informazioni sui contenuti delle modifiche apportate. Tutto questo porta spesso ad una ridondanza di informazioni ed obbliga ad una laboriosa e faticosa ricomposizione.

2. Intervento.

Fase 1: inquadramento del problema e definizione dell'ambito
Questa fase ha visto l'assessment preliminare dei bisogni, avvenuto tramite interviste one-to-one con i referenti del progetto del Comune. Ciò che è emerso sin da subito è stata la mancanza di una procedura strutturata per la redazione di documenti. Utilizzando un questionario di analisi della popolazione fatto compilare online ai partecipanti, abbiamo avuto un'idea del livello di alfabetizzazione informatica e della natura e delle modalità d'uso degli strumenti utilizzati quotidianamente dagli utenti del Comune per l'approvvigionamento informativo.

Fase 2: scelta tecnologica dello strumento informatico più adeguato
Si è proceduto alla software selection che ha portato alla scelta della piattaforma di Google Apps. La formazione è stata resa attraverso un workshop di 8 ore diviso in due incontri, durante i quali sono state esposte le caratteristiche della piattaforma e sono stati svolti esercizi per fissare le nozioni apprese. Durante la formazione si è palesato un problema sostanziale di amministrazione dei workflow durante gli interventi sul regolamento edilizio. È stato introdotto un workflow documentale che supportasse le attività di modifica, revisione e pubblicazione.

Fase 3: Sperimentazione
Durante la fase di sperimentazione è stato esplicitato il modello di workflow ed è stata creata una mappa delle persone coinvolte e gli interessi relativi ai diversi titoli del regolamento edilizio, per gestire al meglio i team di lavoro del Comune.

3. Risultati.

Il progetto si è concluso con il proposito, da parte del Comune di Brescia, di diffondere le tematiche del web 2.0 anche agli altri settori del Comune e di introdurre nuove piattaforme collaborative all’interno delle diverse sezioni del Comune. A conclusione si può dichiarare la buona riuscita e il successo del Progetto, grazie soprattutto alle efficaci azioni intraprese di formazione e sensibilizzazione su tematiche innovative, come l’utilizzo di nuove metodologie di lavoro e dei più attuali strumenti informatici.