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Tra­monto di Wal­ter Saporiti

Una cosa è certa: il tempo non è mai abba­stanza ed è una risorsa ad esau­ri­mento. Que­ste pecu­lia­rità lo ren­dono estre­ma­mente impor­tante e fonte di ricchezza.

E’ un feno­meno ogget­tivo dal punto di vista fisico, ma anche espe­rienza sog­get­tiva per la dif­fe­rente per­ce­zione che se ne può avere.

Sul lavoro, come in ogni ambito della vita, diventa fon­da­men­tale saperlo sfrut­tare al meglio, tanto che stu­diosi di tutto il mondo si sono sca­te­nati nell’elaborazione di metodi e tec­ni­che per gestirlo a pro­prio vantaggio.

Che dire, ad esem­pio, della Tec­nica del pomo­doro? Nulla a che vedere con pen­tole e tegami, ci sug­ge­ri­sce il miglior modo per sud­di­vi­dere la gior­nata in inter­valli rego­lari, una scan­sione ordi­nata per favo­rire con­cen­tra­zione e riparo dalle interruzioni.

Il soft­ware “egg timer” o il mar­chin­ge­gno più cool “Daily Stack”, invece, pun­tando sulla misu­ra­zione elet­tro­nica della durata delle pro­prie atti­vità, con­sen­tono un reso­conto gior­na­liero dei com­piti por­tati a ter­mine e di disporre di un utile ter­mine di para­gone per le pro­prie per­for­mance successive.

L’elaborazione di “to do list” com­plete ed effi­cienti e di “matrici del time mana­ge­ment” richie­dono una ste­sura e un’elencazione delle pro­prie incom­benze, secondo norme ben pre­cise e non tra­scu­ra­bili: per le prime si esige un’attenzione par­ti­co­lare nell’elaborazione delle frasi, per le seconde una cura per la deter­mi­na­zione dell’urgenza e dell’importanza dei com­piti da intraprendere.

Tempo ogget­tivo e sog­get­tivo. Mille modi per gestirlo e non spre­carlo. Unico obiet­tivo: fare bene e otte­nere pro­fitto nel minor tempo pos­si­bile, per poter per­se­guire desi­deri e aspirazioni.

Augu­ran­doci di avervi for­nito pre­ziosi spunti di rifles­sione e moda­lità pra­ti­che per la gestione delle vostre gior­nate, desi­de­riamo anti­ci­parvi il pros­simo argomento.

Se vi dices­simo che il vestito non fa il monaco, cosa vi viene in mente?…Abiti? Regole e norme per l’abbigliamento? Molto bene! Sul lavoro, ovviamente…

Cal­vin and Hob­bes Rela­xing in a Tree-Wallpaper da Thoth God of Knowledge

Lavo­rare di meno e otte­nere di più? Pare che sia possibile…Lo sostiene Timo­thy Fer­ries nel suo libro “4 ore alla settimana”.

Diri­gente di una mul­ti­na­zio­nale sta­tu­ni­tense, l’autore offre una serie di sug­ge­ri­menti “rispar­mia tempo”. Lo scopo: ese­guire solo i com­piti essen­ziali e tra­la­sciare quelli tra­scu­ra­bili, per poter essere liberi di pra­ti­care  hobby e atti­vità del cuore.

Volete qual­che esem­pio? Per evi­tare di leg­gere le migliaia di e-mail che ci arri­vano quo­ti­dia­na­mente, uti­liz­zare soft­ware pre­di­spo­sti per la loro sele­zione, che eli­mi­nino quelle inu­tili o poco signi­fi­ca­tive e man­ten­gano le più impor­tanti (da affi­dare rigo­ro­sa­mente a un con­su­lente esterno per un costo varia­bile di 4–10 dol­lari l’ora); con­cen­trarsi solo su una cosa alla volta; dele­gare ai livelli più bassi le deci­sioni meno rile­vanti e creare bar­riere per “tenere lon­tane” le pro­ba­bili inter­ru­zioni; par­te­ci­pare a una riu­nione solo se ci viene assi­curto che pro­durrà una deci­sione entro mezz’ora…

Alla base dei suoi pre­ziosi con­si­gli, com­presi quelli sopra­ci­tati, risie­dono sostan­zial­mente tre principi:

1. La legge di Pareto 80/20. Se l’80% del tempo dedi­cato al lavoro pro­duce il 20% di valore, vien da sè che è oppor­tuno tagliare tutte le atti­vità che non gene­rano un bene.
2. La legge di Par­kin­son: “Un lavoro o un com­pito si espande (viene per­ce­pito) in impor­tanza e com­ples­sità in rela­zione al tempo asse­gnato per il suo com­ple­ta­mento”. Insomma, se dispo­niamo di molto tempo per ese­guire un’attività lo sfrut­te­remo tutto, impie­gan­doci molto di più, che non nel caso di una sca­denza più imminente.
3. Il prin­ci­pio del bat­ching, che con­si­ste nel riu­nire tutte le atti­vità ripe­ti­tive che ese­guiamo nell’arco di un gior­nata, in modo da com­pierle in un’unica volta.

I prin­cipi sono di tutto rispetto, ma alcuni con­si­gli non ci con­vin­cono poi un granchè…Come sarà mai pos­si­bile, ad esempio,sapere in anti­cipo che una riu­nione pro­durrà una solu­zione in un tempo deter­mi­nato? E i soft­ware “smi­sta posta” saranno così intel­li­genti da capire ciò che può essere impor­tante o inu­tile per me?

Chi ha messo o vorrà met­tere in pra­tica tale metodo voglia gen­til­mente tenerci infor­mati sulla sua fattibilità.

Fonti:

http://www.telegraph.co.uk/news/worldnews/1570488/Book-claims-working-week-could-be-4-hours.html

http://giulioverde.wordpress.com/2008/09/01/4-ore-alla-settimana/

Field Noted Col­lec­tion da tienvijftien

Urgenza o impor­tanza? Gli esperti di time mana­ge­ment di tutto il mondo con­si­gliano di inca­sel­lare com­piti e atti­vità pro­prio in base a tale criterio.

Per chi non avesse le idee molto chiare su tali ter­mini diciamo che: la prima riguarda incom­benze che hanno un valore in sè (o comun­que per noi), la seconda,invece, il tempo di cui si dispone per por­tarle a termine.

Se asso­ciamo i due “para­me­tri” in una matrice, otte­niamo una tabella sud­di­visa in quat­tro quadranti.

Il primo con­tiene le azioni urgenti e impor­tanti del giorno o della set­ti­mana. Sono evi­den­te­mente da sbri­gare subito e, spesso e volen­tieri, creano ansia.

Il secondo com­prende quelle impor­tanti, ma non urgenti. Sono, in genere, le atti­vità che ci piac­ciono di più; quelle per cui abbiamo molto tempo a dispo­si­zione e che quindi pos­siamo ese­guire bene e con cura; quelle che sono in linea con i nostri obiet­tivi e desi­deri. Pur­troppo, non essendo impro­ro­ga­bili, siamo costretti a posti­ci­parle e a rita­gliarle nel tempo rima­nente dal terzo e dall’ultimo riquadro.

Il penul­timo con­tiene i com­piti urgenti, ma non impor­tanti. Chia­mate tele­fo­ni­che o richie­ste improv­vise del “capo” rien­trano fra queste…

Che dire dell’ultima cate­go­ria? Sono le mille distra­zioni, le inter­ru­zioni non volute…Vero tempo sprecato!

Per otti­miz­zare il nostro tempo, dovremmo con­cen­trare la nostra atten­zione sui primi due qua­dranti e ridurre dra­sti­ca­mente le nostre soste negli utlimi due; ma non solo: con­cen­trarsi sulle azioni impor­tanti, ma non urgenti, oltre ad aiu­tarci a rag­giun­gere obiet­tivi e aspi­ra­zioni, ci con­sen­ti­rebbe di limi­tare quelle che, a lungo andare, potreb­bero infol­tire le fila delle più impor­tanti e urgenti, e a quel punto…non ci sarebbe dav­vero più nulla da procrastinare!

Fonti:

http://www.effective-time-management-strategies.com/time-management-matrix.html http://www.just4share.com/?p=48

Ran­dom splash of color di chris runoff

Cosa suc­cede quando il design si applica al time mana­ge­ment? Nascono pro­getti quan­to­meno originali!

E’ que­sto il caso dei desi­gner Seba­stian Rønde Thielke e Anders Høj­moseIn, che hanno ideato uno stru­mento per la gestione del tempo, il Daily Stack (un con­si­glio spas­sio­nato: clic­cate sul link e guar­date il video).

Si tratta di un dispo­si­tivo di base su cui impi­lare, via via, mat­ton­cini di legno di dif­fe­rente gran­dezza e colore, cor­ri­spon­denti rispet­ti­va­mente a diversi archi tem­po­rali e tipo­lo­gie di atti­vità da com­piere. Aggiun­gere un blocco signi­fica impe­gnarsi a svol­gere un deter­mi­nato com­pito, in un pre­ciso lasso di tempo.

Dal momento che il nostro con­ge­gno è col­le­gato al com­pu­ter, la “pila di incom­benze” viene visua­liz­zata anche sul desktop.

I van­taggi deri­vanti dal suo uti­lizzo sono almeno due: moni­to­rag­gio istan­ta­neo del pro­prio lavoro e del tempo a dispo­si­zione, e un reso­conto gior­na­liero dei com­piti por­tati a ter­mine da poter con­fron­tare con quelli della settimana.

Sim­pa­tico e diver­tente, chissà che non venga pro­dotto in larga scala.

Intanto, se i due autori ci sen­tono, noi ne vor­remmo tanto avere uno…

Appunti da Edoardo Costa

Disor­ga­niz­zati di tutto il mondo pre­state atten­zione: per pia­ni­fi­care le vostre atti­vità di lavoro è asso­lu­ta­mente nece­sa­rio che creiate una “to do list”, ovvero un elenco com­pleto delle cose da fare.

Tut­ta­via, se pen­sate che sia un’operazione che non richiede un po’ di rifles­sione, siete sulla strada sbagliata.

Leg­gendo l’articolo “The art of the dou­ble to-do list”, infatti, abbiamo sco­perto che esi­stono regole indi­spen­sa­bili per sten­dere una lista vera­mente efficace:

• Descri­vere le azioni in modo che chi le dovrà com­piere (e di solito siamo noi) non debba pensare.
• Sud­di­vi­derle in com­piti spe­ci­fici e par­ti­co­la­reg­giati. Sono ban­diti comandi troppo gene­rici, come:“Sistemare l’ufficio”.
• Appli­care la “regola della pros­sima azione”. Nel caso di pro­getti che ne pre­ve­dono più d’una, tenere nella to do list solo quella da svol­gere subito dopo (mai tutte insieme in sequenza).
• Uti­liz­zare verbi spe­ci­fici e attivi. Devono essere espressi come ordini pre­cisi; ad esem­pio: “tele­fona a…” e non “con­tatta”, in modo da capire esat­ta­mente cosa c’è da fare.
• Man­te­nere la lista sem­pre breve: quest’ultima, infatti, deve con­te­nere i com­piti del pros­simo futuro e non quelli che si dovranno svol­gere tra un’eternità! La logica è che il nostro elenco deve essere il più sem­plice e il meno com­pli­cato possibile.
• Ren­derla dina­mica, ovvero eli­mi­nare i com­piti por­tati a com­pi­mento e aggiun­gere i successivi.
• Defi­nire le prio­rità, assi­cu­ran­dosi che i com­piti vera­mente urgenti occu­pino i primi posti dell’elenco.
• Avere il corag­gio di eli­mi­nare le azioni che si lasciano sospese da tanto tempo. Se non si sono ancora svolte signi­fica ci pos­sono essere due ipo­tesi: o che non sono così impor­tanti, o che non sono defi­nite nel modo più cor­retto, la qual cosa ci deve spin­gere a ride­fi­nirle in modo più accurato.
• Creare la “lista delle cose fatte”. Oltre a dare una grande sod­di­sfa­zione, è utile per capire cosa e quanto si è fatto in un deter­mi­nato arco temporale.

Come ogni metodo ha biso­gno di essere spe­ri­men­tato e appli­cato più volte. Quindi non per­de­tevi d’animo e ini­ziate da subito…Il lavoro di ste­sura sarà ogni volta più sem­plice e veloce!

I’m thin­king of…da Davide Restivo

Citando tale Hom­brone, blog­ger deli­rante del web, il Cogito Inter­rup­tus è “l’interruzione del pen­siero”, ovvero il miglior metodo con­trac­cet­tivo per evi­tare che si dif­fonda troppa intel­li­genza nel mondo. I dati sta­ti­stici da lui rile­vati da fonti ano­nime dicono che sia pra­ti­cato da oltre il 90% della popo­la­zione, qua­lun­que sia il ruolo gerar­chico ricoperto.

La let­te­ra­tura indi­vi­dua fra le prin­ci­pali cause di tale feno­meno, tutta una serie di com­por­ta­menti fra cui:

• L’agenda riporta gli impe­gni di lavoro che pren­diamo con gli altri, ma non con noi se stessi: non avver­ten­done l’importanza siamo più dispo­sti ad essere interrotti
• Non abbiamo sta­bi­lito un pro­gramma ben defi­nito dei nostri impe­gni di lavoro, gra­zie al quale fis­sare le nostre priorità
• Non abbiamo sta­bi­lito una serie di azioni “cusci­netto” gra­zie alle quali pro­teg­gere i nostri momenti di con­cen­tra­zione e iso­larci dal mondo
• Non siamo capaci di libe­rarci dallo scoc­cia­tore di turno per il timore di appa­rire scortesi
• Quando siamo coin­volti in situa­zioni che rite­niamo di scarso inte­resse, siamo più pro­pensi a farci inter­rom­pere dagli altri e a riman­dare ciò che stiamo facendo
• I col­le­ghi o i cola­bo­ra­tori inter­rom­pono spesso per­chè neces­si­tano di informazioni

Sicu­ra­mente a tali cause (pre­te­sti, ragioni…) sarai in grado di aggiun­gerne altre, rien­trando a pieno titolo in quel 90% di popo­la­zione affetto dal COGITO INTERRUPTUS.

Fonte http://www.hombrone.com/?p=36

nested egg warm da Andreas Kollegger

Pare che la meta­fora culi­na­ria si addica al tema del time management…Dopo la “tec­nica del pomo­doro” , infatti,  Steve Scott ha sperimentato

l’ “egg timer soft­ware”: un pro­gramma on-line che con­sente di cro­no­me­trare le atti­vità e che, evi­den­te­mente, si rifà al clas­sico timer da cucina a forma di uovo. Nulla di par­ti­co­lar­mente nuovo, tranne l’evidente como­dità di avere una sve­glia digi­tale a por­tata di PC.

L’interesse, per noi, risiede piut­to­sto nelle rifles­sioni del blog­ger, che descrive la sua espe­rienza di lavo­ra­tore alle prese con orari, impe­gni di lavoro e break sem­pre troppo lunghi.

Accor­tosi di per­dere molto tempo on-line tra video e social net­work durante l’orario di lavoro, ha pen­sato di moni­to­rare la durata delle sue “web digres­sioni”: le sem­plici pause da 5– 10 minuti, som­mate per tutta la set­ti­mana, si sono rive­late 5 ore di inat­ti­vità! Deci­sa­mente troppo, ci fa pre­sente Scott, se si assume il punto di vista del pro­prio datore di lavoro o di un lavo­ra­tore autonomo.

Con que­sto, non ci vuole sug­ge­rire di impe­gnarci inin­ter­rot­ta­mente, tra­la­sciando i dovuti e sacro­santi break; ci rac­co­manda piut­to­sto di regi­strare, per una set­ti­mana, durata e moda­lità delle nostre atti­vità lavo­ra­tive, in modo da com­pren­dere come impie­ghiamo il nostro tempo ed, even­tual­mente, modi­fi­care le cat­tive abitudini.

Parole d’ordine, ancora una volta, orga­niz­zarsi con logica e razio­na­lità, per non get­tare al vento ore che mai più nes­suno ci renderà.

Lunch Box da Apre­che– Scott Rubin

Vi è spun­tato un man­tello die­tro la schiena? Atten­zione!!! Potre­ste essere affette da “super­wo­man syn­drome”, una “malat­tia” che col­pi­sce molte donne nel mondo, che, sen­ten­dosi invin­ci­bili, cre­dono di poter con­durre una vita a mas­sima velo­cità e piena di occu­pa­zioni, salvo poi accor­gersi di essere sull’orlo di un esau­ri­mento nervoso.

Una vita piena di impe­gni la loro, carat­te­riz­zata dal desi­de­rio di accon­ten­tare tutti e dall’incapacità di dire anche qual­che sano “no”.

Iro­nia a parte, i sin­tomi e le con­se­guenze di un tale modus vivendi pos­sono essere molto gravi: svi­luppo di dipen­denze (alcol o droga), divorzi, emi­cra­nia, malat­tie car­dia­che e depressione.

Dopo aver pro­vato in prima per­sona il disa­gio di una così cat­tiva gestione del tempo, Dena Pat­ton, impren­di­trice ame­ri­cana di grande suc­cesso, si è inte­res­sata al fal­li­mento nella gestione delle pro­prie capa­cità e limiti, diven­tando una super busi­ness coach.

Suoi sono i seguenti 10 truc­chi per deter­mi­nare limiti e con­fini alla pro­pria vita:

• Rendi onore a te stesso, ponen­doti limiti rea­li­stici, gestendo le tue capa­cità e dicendo spesso “no”
• Uti­lizza il tuo lavoro per donare, ogni giorno, gioia, spi­rito e amore
• Crea un pro­gramma per pren­derti cura di te e met­tilo in pra­tica. Se tu non stai bene, anche il tuo busi­ness ne risentirà
• Sba­raz­zati di tutto ciò che non è utile, bello, por­ta­tore di gioia e amore
• Ricor­dati di essere molto di più dei ruoli che rico­pri, per­ciò non farti domi­nare da loro (madre, figlia, moglie) e abban­do­nali almeno 10 minuti al giorno, per pre­gare, medi­tare, riflettere
• Pren­diti un po’ meno sul serio e cerca di man­te­nerti sem­pre in equi­li­brio, con­cen­trato e in salute
• Sii il tuo più grande soste­ni­tore, non già il tuo nemico
• Le per­sone non rispet­te­ranno i limiti che ti sei impo­sto, se non sarai tu il primo a farlo
• Crea diver­ti­mento sul lavoro (per tuoi clienti e col­la­bo­ra­tori) e vedrai che anche il busi­ness ne risen­tirà positivamente
• Cir­con­dati di per­sone che ti apprez­zano e che ti danno pos­si­bi­lità di crescere.

Limiti e confini…certo…perchè non ci ave­vamo pen­sato prima?

(Fonte: http://www.entrepreneur.com/worklife/worklifebalanceadvice/article207342.html)

Tomato RED da spisharam

Hai mai sen­tito par­lare della tec­nica del pomo­doro? La buona cucina non c’entra nulla, o quasi…Si tratta di un metodo per miglio­rare la gestione del tempo e della pro­dut­ti­vità e il “pomo­doro” fa rife­ri­mento al timer da cucina a forma del famoso ortaggio.

A ini­zio gior­nata scrivi l’elenco delle atti­vità che devi ese­guire e ini­zia a lavo­rare, azio­nando il timer.

Svolgi le tue atti­vità in ses­sioni da 25 minuti (25 minuti= un pomo­doro), inter­val­late da una pausa di 3–5 minuti.

Ogni quat­tro pomo­dori fer­mati per mezzora.

Ogni “pomo­doro” deve essere segnato, accanto all’incombenza cor­ri­spon­dente nell’elenco, con una “X”.

A fine gior­nata con­trolla quanti “pomo­dori” hai uti­liz­zato per svol­gere i tuoi com­piti: que­sto ti ser­virà, sia per tenere sotto con­trollo la tua velo­cità sia, nell’eventualità, acce­le­rare un po’ il passo…

Le pause impo­ste sono stu­diate per aiu­tare a “stac­care” e rica­ri­carsi per la fra­zione di lavoro successiva.

Le ses­sioni di 25 minuti dovreb­bero, invece, indurre a rima­nere con­cen­trati sul pro­prio lavoro, e a riman­dare even­tuali inter­ru­zioni, soprat­tutto quelle che ci autoin­flig­giamo per scarsa concentrazione.

Ti sei già attrez­zato? Noi sì e non vediamo l’ora di cominciare…

Pas­saggi di tempo di gigi murru

Abi­tuati a oro­logi all’ultima moda e super tec­no­lo­gici, sten­tiamo quasi a cre­dere che in ori­gine pos­sano esser­cene stati di così diversi e assai meno pratici…

Non pro­prio un oro­lo­gio nell’accezione comune del ter­mine, piut­to­sto un segna tempo, la meri­diana può essere con­si­de­rata il suo più antico ante­nato: si tratta di un paletto con­fic­cato nel ter­reno, che, gra­zie alla luce del sole, pro­ietta la sua ombra, indi­cando in modo più o meno pre­ciso il momento della gior­nata. Anche que­sto arcaico mar­chin­ge­gno si è evo­luto nei secoli, spo­stan­dosi da terra ai muri di case, chiese ed edi­fici pubblici.

Pur­troppo però ha un difetto non tra­scu­ra­bile: senza la luce del giorno non funziona!

La cles­si­dra rap­pre­senta il passo suc­ces­sivo, anche se siamo ben lon­tani dall’oggetto maneg­ge­vole e ultra­leg­gero dei nostri tempi. Ini­zial­mente è rigo­ro­sa­mente ad acqua e solo in seguito a sabbia.

Il primo oro­lo­gio a mec­ca­ni­smo mec­ca­nico com­pare nel 1200 in Fran­cia su di un cam­pa­nile, seguito a ruota da oro­logi da tavolo ad una sola lan­cetta, quella dell’ora.

La loro scarsa pre­ci­sione ha indotto, ben quat­tro­cento anni dopo, la crea­zione dell’orologio a pen­dolo, tut­ta­via ancora poco maneg­ge­vole e deci­sa­mente troppo ingombrante.

E’ con il sistema a bilan­cere, fun­zio­nante anche in moto, che ci avvi­ci­niamo sem­pre più all’orologio odierno. Nasce quello da taschino, che final­mente può seguire la per­sona, ovun­que essa vada.

Da qui in poi è un con­ti­nuo per­fe­zio­na­mento e svi­luppo: oro­logi al quarzo dei primi Nove­cento, ma ancor prima quelli da polso (esclu­siva fem­mi­nile), inven­tati dalla casa oro­lo­giaia Patek Philippe.

Con Car­tier l’orologio da polso diventa anche acces­so­rio maschile, gra­zie alla richie­sta di un amico della pre­sti­giosa gioielleria-orologeria, di  indos­sare, al comando del suo diri­gi­bile, un oro­lo­gio più facile e veloce da con­sul­tare rispetto al clas­sico modello da tasca.

Come ben sap­piamo, ultimi sono gli oro­logi da bat­te­ria, seguiti, per i veri appas­sio­nati, da quelli a movi­mento automatico.

La cam­pa­gna TAG YOUR TIME, da noi pro­mossa sulla nostra pagina face­book, ha già fatto emer­gere spunti interessanti…chissà che qual­cuno non pro­ponga l’idea di svolta per l’orologio del futuro!

(Fonte: http://www.orologimeccanici.com/storia2.asp)