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Field Noted Col­lec­tion da tienvijftien

Urgenza o impor­tanza? Gli esperti di time mana­ge­ment di tutto il mondo con­si­gliano di inca­sel­lare com­piti e atti­vità pro­prio in base a tale criterio.

Per chi non avesse le idee molto chiare su tali ter­mini diciamo che: la prima riguarda incom­benze che hanno un valore in sè (o comun­que per noi), la seconda,invece, il tempo di cui si dispone per por­tarle a termine.

Se asso­ciamo i due “para­me­tri” in una matrice, otte­niamo una tabella sud­di­visa in quat­tro quadranti.

Il primo con­tiene le azioni urgenti e impor­tanti del giorno o della set­ti­mana. Sono evi­den­te­mente da sbri­gare subito e, spesso e volen­tieri, creano ansia.

Il secondo com­prende quelle impor­tanti, ma non urgenti. Sono, in genere, le atti­vità che ci piac­ciono di più; quelle per cui abbiamo molto tempo a dispo­si­zione e che quindi pos­siamo ese­guire bene e con cura; quelle che sono in linea con i nostri obiet­tivi e desi­deri. Pur­troppo, non essendo impro­ro­ga­bili, siamo costretti a posti­ci­parle e a rita­gliarle nel tempo rima­nente dal terzo e dall’ultimo riquadro.

Il penul­timo con­tiene i com­piti urgenti, ma non impor­tanti. Chia­mate tele­fo­ni­che o richie­ste improv­vise del “capo” rien­trano fra queste…

Che dire dell’ultima cate­go­ria? Sono le mille distra­zioni, le inter­ru­zioni non volute…Vero tempo sprecato!

Per otti­miz­zare il nostro tempo, dovremmo con­cen­trare la nostra atten­zione sui primi due qua­dranti e ridurre dra­sti­ca­mente le nostre soste negli utlimi due; ma non solo: con­cen­trarsi sulle azioni impor­tanti, ma non urgenti, oltre ad aiu­tarci a rag­giun­gere obiet­tivi e aspi­ra­zioni, ci con­sen­ti­rebbe di limi­tare quelle che, a lungo andare, potreb­bero infol­tire le fila delle più impor­tanti e urgenti, e a quel punto…non ci sarebbe dav­vero più nulla da procrastinare!

Fonti:

http://www.effective-time-management-strategies.com/time-management-matrix.html http://www.just4share.com/?p=48