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TBS WF Open Office da mrdorkesq

Certo, Robert Propst, creatore dell’open space, non avrebbe mai immaginato che la sua idea sarebbe stata oggetto di tanto clamore “negativo”. Dotato delle migliori intenzioni, aveva pensato ad uno spazio lavorativo aperto, libero e dinamico, arredato con scrivanie e pannelli bassi (giusto per garantire il minimo di privacy necessaria).

Un assetto di questo tipo avrebbe dovuto sollecitare e facilitare la comunicazione e lo scambio di idee tra i dipendenti e impedirne il mutuo isolamento. Il che, in condizioni normali (spazi ampi e numero di lavoratori contenuto) può avere ed ha i suoi effetti positivi.

Tuttavia manager e datori di lavoro, per lo più americani, hanno sin dal principio distorto il modello originale, inserendo nel medesimo spazio lavorativo il doppio dei dipendenti! Il risultato è stato un open space a “cubicoli”, ove rumore e confusione regnano incontrastati.

È a tale proposito che si inserisce un recente studio australiano, svolto alla Queensland University of Technology di Brisbane dal dott. Vinesh Oommen e dai suoi colleghi.

Gli studiosi, analizzando tutte le ricerche già effettuate in pas­sato sugli effetti degli open space sulla salute dei lavoratori, hanno ricavato che nel 90% dei casi, le condizioni di lavoro in un ufficio “aperto” causano un non trascurabile aumento di stress, aggres­sività, livello di pres­sione arteriosa e rischio di contrarre malattie contagiose.

Proviamo a pensare perché. Colleghi che parlano al telefono e tra di loro (alcuni urlano), telefoni e cellulari che squillano in continuazione, fotocopiatrici che stampano…No, non deve essere per nulla semplice. Senza considerare la propria resa, in termini di quantità, qualità ed efficienza lavorativa.

Per noi che, invece, lavoriamo in open space “europei” sarà proprio la stessa cosa?!

My Work DesK da DeaPeaJay

Se proprio non sopportate la confusione e il disordine creativo… non disperate: c’è chi sostiene che siano ordine e organizzazione gli ingredienti fondamentali per rimanere calmi e sereni e, quindi, anche più produttivi ed efficienti sul posto di lavoro.

Leo Babauta, rifacendosi ai pre­ziosi consigli di Allen e al suo metodo GTD (Getting Things Done) per la riduzione dello stress mentale e l’aumento della produttività individuale, consiglia i “3 passi per una scrivania sempre ordinata”:

1. Prendete tutto ciò che è sulla scrivania e nei cas­setti e mettetelo in pila (se avete un numero sconsiderato di fogli e la pila comincia a pendere vertiginosamente verso di voi, smezzatela prima che sia troppo tardi!).
2. Smistate la pila dall’alto al basso, scegliendo tra: buttare, delegare, archiviare, eseguire o inserire nella lista di cose da fare. Eseguite subito l’attività, se questa richiede al mas­simo 2 minuti (ad esempio archiviare un numero su telefono o computer), altrimenti appuntatela nella lista delle cose da fare e archiviate il foglio nell’apposita cartellina “Azione”.
3. Ripetetelo almeno una volta al giorno (meglio se alla fine della giornata), ricordando di smistare regolarmente la cartellina.

Tale metodo, inizialmente, richiede tempo e impegno, perciò non fatevi scoraggiare dai pos­sibili fallimenti.

Avete già cominciato?! Vogliamo sapere se funziona…

Desk Experiment 003 da orphanjones

Disordinati cronici, dalle scrivanie d’ufficio caotiche e “scompigliate”, aprite bene le orecchie: il disordine funziona, mentre l’ordine fa perdere tempo prezioso.

Probabilmente, in cuor vostro, l’avete sempre saputo, ma a sostenervi vi è addirittura un profes­sore di management della Columbia University, Eric Abrahamson , che ha dedicato un intero libro all’argomento.

La sua tesi: il lavoratore disordinato impiegherebbe il 36% di tempo in meno, rispetto ai colleghi, a ritrovare i documenti di cui ha bisogno, rendendosi così indispensabile al buon funzionamento dell’impresa. La pos­sibilità, inoltre, di trovare un numero di telefono perso, un’idea annotata o un documento importante, aumenterebbe di gran lunga nel “caos organizzato” del tavolo da lavoro. Senza tener conto che un eccesso di rigidità e ordine porrebbero non pochi ostacoli alla creatività…

D’altra parte Einstein stesso osservava: “Se una scrivania in disordine denota uno spirito confusionario, che dire di una scrivania vuota?”…

Evviva allora cartelloni, fogli, foglietti, libri e penne sparse in ogni angolo del piano; pc, telefoni e matasse di fili di corrente…e che la confusione cominci a dare i suoi frutti!

Our Coffee miss u da [jRa7]

Ancora pochi giorni e calerà il sipario “sul caffé”.

In molti ci hanno chiesto, stupiti, se aves­simo deciso di vendere caffé anzichè proseguire con la consulenza e la formazione…e la risposta è stata: stiamo scherzando?!?! Siamo oggi più che mai una società di consulenza di direzione e organizzazione aziendale!

L’intenzione è stata quella di affrontare, attraverso il caffè, una tematica scottante, quale quella dei coffee break nelle ore di lavoro. Questione particolare, quella della pausa, perché legata al diritto al “riposo” dei lavoratori, alle sue ricadute su efficacia e produttività, al rapporto tra manager e dipendenti.

È stato interes­sante, tra gli altri, scoprire realtà lavorative molto diverse tra loro: da quelle in cui “fermarsi” si configura come una gentile conces­sione, a quelle in cui invece si palesa quale diritto e riflesso di una politica organizzativa fuori dall’ordinario.

Ci auguriamo che le rifles­sioni fatte abbiano portato anche voi, come noi, ad acquisire maggior consapevolezza riguardo alle pause lavorative che realmente facciamo e a quelle che, sognando, vorremmo poter vivere.

Infine, sperando che i coffee break delle nostre aziende siano sempre più “straordinari”, nel senso di “fuori dall’ordinario” (per intenderci: non cronometrate e svolte in luoghi di ristoro confortevoli), vi anti­cipiamo che il tema dei pros­simi post sarà nientepopodimeno che.… la vostra scrivania!

Google Lounge da Extra Ketchup

Ci si immagini lavoratori appas­sionati della propria profes­sione e del proprio lavoro, che conoscono e condividono la mis­sion dell’azienda e che agiscono in vista di un obiettivo comune. In questo caso, cambiando le condizioni di lavoro, si modificherebbe anche la neces­sità di interromperlo. Dipendenti e collaboratori, piacevolmente coinvolti nelle loro attività e liberi di fermarsi all’occorrenza, lavorerebbero in tempi e modalità adeguate e i break risulterebbero giustamente calibrati, secondo un accordo tacito e un’intesa basata sul buon senso.

Sarebbe davvero così impossibile?

Google Lounge and Brainstorm Room

Come immaginare una realtà lavorativa regnata dalla totale anarchia, con pause assolutamente libere e non gestite? Che potrebbe accadere?

Molto probabilmente un caos totale, con conseguenze nefaste per l’azienda e magari.… per l’incolumità dei dipendenti.

Si troverebbero lavoratori nelle aree ristoro, nei corridoi, negli uffici, sui tavoli e nei cortili, ad ogni minuto del giorno; chi per bere, chi per mangiare, chi per fumare o dormire…Si organizzerebbero tornei di briscola e poker per la gioia dei giocatori d’azzardo e, perché no? sfide di bocce. Videogiochi di nuova generazione sarebbero “di serie” in ogni angolo dello stabile, come mega schermi per la visione di film vecchi e nuovi.

Sarebbe una pausa infinita, interrotta da qualche sporadico momento d’impiego. I dipendenti, è vero, avrebbero più tempo per parlare e per relazionare, ma anche per litigare e menarsela di santa ragione. Ci sarebbero un vociare continuo e una generale distrazione.

Poniamo che anche i “capi” si lascino  sedurre dal delirio collettivo…i clienti cosa direbbero?

Chi li ascolterebbe più? Chi dedicherebbe loro tempo?

Fatto ancor più grave: se il cliente alla fine non ci fosse più, esasperato dalla totale indifferenza…chi pagherebbe le pause caffè?!

Clock Top da laffy4k

A seconda del tipo di mansione che si svolge, dell’azienda e della realtà presso cui si lavora (pubblica o privata) variano anche le norme di regolamentazione della cosiddetta pausa caffè. Vi sono ditte o aziende in cui la gestione del break non è pre­determinata, risultando piuttosto fles­sibile, sia nella sua collocazione giornaliera, che nella durata e modalità. Tuttavia, il più delle volte, tempo d’esecuzione e numero dei lavoratori per break è stabilito a priori dai dirigenti dell’azienda. Il motivo fondamentale di tali restrizioni risiede nella convinzione dei “superiori”che la pausa caffè sia una perdita di denaro per il proprio business e/o una perdita di tempo per l’efficienza del servizio erogato.

Un caso piuttosto recente, ci informa, addirittura, della soppres­sione totale della medesima. È il caso della Ducati energia di Bologna che, dopo aver pre­disposto un timer nelle macchinette dell’azienda, ha optato, nella persona del patron dell’azienda Guidi, per una misura più drastica: niente pausa caffè, è già pre­vista la pausa pranzo! (beh, non fa una piega). L’arrestarsi dei dipendenti e il loro dimorare di fronte alle macchinette sarebbe oltretutto uno “spettacolo deprimente”, sotto gli occhi dei clienti provenienti da tutto il mondo! Come dire: meglio pre­servare l’immagine aziendale, che il benes­sere psicofisico dei lavoratori…

Una soluzione meno drastica, ma comunque molto rigida è stata presa anche dal sindaco di Offida (AP) , Valerio Lucciarini, che ha disposto una circolare per disciplinare la pausa caffè: è pos­sibile interrompere il proprio lavoro a condizione che vi sia una registrazione della temporanea assenza (segnata dai rilevatori automatici appositi) e un puntuale recupero dei minuti di lavoro persi. Egli stesso afferma: “Non capisco tutto questo clamore, è semplicemente una modalità dettata dal buon senso (!). A volte c’è quella brutta abitudine a non stare tanto attenti ai minuti che si utilizzano per la pausa, a differenza, invece, di come si sia vigili all’orario d’uscita, quest’ultimo rispettato con pre­cisione svizzera”. Ammettendo anche la veridicità di quest’ultima affermazione (dovevano essere proprio indisciplinati questi dipendenti comunali marchigiani!), non esisterà davvero una via di mezzo tra una pausa tranquilla e una, svolta sotto torchio? Ma non finisce qui: coloro che vengono sorpresi in assenze non giustificate subiranno una riduzione della propria retribuzione mensile..

Il Comune di Anghiari (Arezzo) , nella persona del responsabile del personale Ernesto Capruzzi (e con il caloroso consenso del sindaco) ha disposto per i suoi dipendenti una regolamentazione molto dettagliata della pausa lavoro. Questa pre­vede un solo break giornaliero. Per coloro che lo effettuano fuori dai locali di lavoro non deve superare i 15 minuti e deve essere recuperato nella stessa giornata o, al più, nello stesso mese. L’impiegato è obbligato ad autogiustificarsi e annotare il permesso sul cartellino. Per quelli invece, che la effettuano all’interno del comune, non deve essere superiore ai 10 minuti. Per il personale esterno, infine, la circolare obbliga lo svolgimento della pausa nello stesso luogo di lavoro. Il sindaco tiene a pre­cisare che tali disposizioni intendono assicurare un servizio più che efficiente, nel totale interesse dei cittadini e che i dipendenti del Comune sono molto seri e profes­sionali, il tutto per scacciare qualsiasi tipo di insinuazione sulla pre­sunta volontà di punire o colpevolizzare gli impiegati comunali di Anghiari.

Inutile dire che tutte queste azioni, piuttosto drastiche e restrittive, hanno sollevato polemiche di lavoratori e sindacati.

La domanda sorge spontanea: regolamentare o vietare?

Gli esempi citati non rappresentano forse una progettazione assolutamente dispotica del diritto di pausa dei lavoratori, avvicinandosi più al senso del divieto, che alla risposta ad un bisogno?

Snack dispenser da Adam UXB Smith

Qualche settimana fa abbiamo deciso di scatenare tutti i componenti della Project in una nuova avventura: fotografare le aree caffé delle aziende clienti.

La proposta è stata accolta con entusiasmo e tutti i collaboratori hanno contribuito allo svolgimento e all’arricchimento dell’iniziativa.

Lo scopo era quello di capire che spazio e che importanza le aziende del nostro “campione” danno alla cosiddetta “pausa caffé” durante l’orario lavorativo.

Il risultato è rias­sumibile in due parole: “fast caffé”; letteralmente e concretamente rapido; break che sfugge e che non si riesce a trattenere, come una saponetta tra le mani.

A parte rare eccezioni, i luoghi di ristoro del campione sono risultati assolutamente spogli, arredati con macchinette per bevande e con altre per cibarie e snack.

Le fotografie che abbiamo scattato sono molto eloquenti e l’aggettivo che più si addice agli spazi ritratti è “sbiaditi”. Fortemente impersonali, sono caratterizzati dai colori del grigio, del bianco panna e del marrone.

I lavoratori più fortunati pos­sono usufruire di sedie e tavoli, ma alla maggior parte non è concesso sedersi.

Costretti a consumare in piedi, hanno ben chiaro quale sia il loro compito: fermarsi per poco e riprendere subito. Il tempo della pausa dura un attimo e non concede discorsi. Il lavoro è a tutti i costi e non consente distrazioni.

Ma i capi hanno davvero pianificato consapevolmente tutto questo?!

O sono le macchinette a guidare?!

Drinks and Sunset da James & Vilija

Se la pausa caffé si svolgesse in un posto para­disiaco come quello dell’immagine non si tratterebbe più di un semplice break, ma di una vera e propria vacanza.

Tuttavia, tra luoghi divini (vedi immagine sopra) e gli ambienti che solitamente le nostre aziende dedicano ai momenti di ristoro ci pos­sono essere buone mediazioni… e i big del mondo ce lo dimostrano…

Le sedi di aziende leader come Google, Facebook e Twitter solo per citarne alcune, riflettono un nuovo modo di concepire il lavoro e quindi…il riposo.
La sede di Palo Alto (California) di Facebook, ad esempio, è stata progettata per facilitare le relazioni e le interazioni sociali (e vien da dire: non potrebbe essere altrimenti vista la mission!)…

Dispone di una cucina e di un cafè per pasti gastronomici disponibili a tutte le ore del giorno e cucine più piccole, sparse in ogni dove, per drink e snack.

Per lo sfogo creativo e/o nevrotico dei dipendenti, la compagnia ha lasciato muri e spazi incompiuti su cui poter scrivere, disegnare e aggiungere illustrazioni. Ma non è tutto. Opportunità ricreative sono pre­viste sia all’interno, che all’esterno, con tavoli da ping– pong, campi da basket e monopattini.

Sulla stessa lunghezza d’onda si inserisce Twitter, che ha pre­visto per i suoi dipendenti una spaziosa cucina all’avanguardia e sala ristoro…

oltre a un’area riposo e socializzazione (con spazio intitolato!), che la dice lunga sull’importanza conferita al momento di racconto e scambio delle proprie storie ed esperienze, professionali…e no!

E, infine, come non scatenare il musicista che dimora potenzialmente in ognuno di noi, pre­disponendo una vera e propria console dj?

Dulcis in fundo…Google! La struttura architettonica e le aree interne ed esterne pre­viste per la sua sede americana, ma anche per quelle europee, palesano una nuova  concezione di modalità lavorativa all’avanguardia, in cui il dovere non sopraffà la persona, il suo bisogno di fermarsi e rigenerarsi. L’impianto organizzativo pare allargato, e le differenze di funzione non ostentate, bensì coltivate in una prospettiva di arricchimento, trasparenza e tranquillità.

Guidati dal nostro instancabile Fabio Volo , attraversiamo spazi ristoro con ristoranti e bar, ampie cucine fornite di ogni genere di conforto e di bibita; scopriamo lavanderie interne, spazi– gioco con biliardo e videogiochi, beach volley esterno; vediamo le biciclette a disposizione per gli spostamenti, gli ampi parchi e giardini ove dipendenti di Google svolgono meeting esterni e hanno occasioni di dialogo diretto addirittura con i fondatori della mega azienda!!

Come si evince da tutti questi esempi le grandi aziende “top” si rivelano maestre nell’intreccio tra architettura e design, modello e idea organizzativa e il loro pre­disporre aree ristoro, riposo e svago dimostra una concezione di pausa quale elemento fondamentale e imprescindibile per un buon rendimento lavorativo.