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TBS WF Open Office da mrdorkesq

Certo, Robert Propst, crea­tore dell’open space, non avrebbe mai imma­gi­nato che la sua idea sarebbe stata oggetto di tanto cla­more “nega­tivo”. Dotato delle migliori inten­zioni, aveva pen­sato ad uno spa­zio lavo­ra­tivo aperto, libero e dina­mico, arre­dato con scri­va­nie e pan­nelli bassi (giu­sto per garan­tire il minimo di pri­vacy necessaria).

Un assetto di que­sto tipo avrebbe dovuto sol­le­ci­tare e faci­li­tare la comu­ni­ca­zione e lo scam­bio di idee tra i dipen­denti e impe­dirne il mutuo iso­la­mento. Il che, in con­di­zioni nor­mali (spazi ampi e numero di lavo­ra­tori con­te­nuto) può avere ed ha i suoi effetti positivi.

Tut­ta­via mana­ger e datori di lavoro, per lo più ame­ri­cani, hanno sin dal prin­ci­pio distorto il modello ori­gi­nale, inse­rendo nel mede­simo spa­zio lavo­ra­tivo il dop­pio dei dipen­denti! Il risul­tato è stato un open space a “cubi­coli”, ove rumore e con­fu­sione regnano incontrastati.

È a tale pro­po­sito che si inse­ri­sce un recente stu­dio austra­liano, svolto alla Queen­sland Uni­ver­sity of Tech­no­logy di Bri­sbane dal dott. Vinesh Oom­men e dai suoi colleghi.

Gli stu­diosi, ana­liz­zando tutte le ricer­che già effet­tuate in pas­sato sugli effetti degli open space sulla salute dei lavo­ra­tori, hanno rica­vato che nel 90% dei casi, le con­di­zioni di lavoro in un uffi­cio “aperto” cau­sano un non tra­scu­ra­bile aumento di stress, aggres­si­vità, livello di pres­sione arte­riosa e rischio di con­trarre malat­tie con­ta­giose.

Pro­viamo a pen­sare per­ché. Col­le­ghi che par­lano al tele­fono e tra di loro (alcuni urlano), tele­foni e cel­lu­lari che squil­lano in con­ti­nua­zione, foto­co­pia­trici che stampano…No, non deve essere per nulla sem­plice. Senza con­si­de­rare la pro­pria resa, in ter­mini di quan­tità, qua­lità ed effi­cienza lavorativa.

Per noi che, invece, lavo­riamo in open space “euro­pei” sarà pro­prio la stessa cosa?!

My Work DesK da DeaPeaJay

Se pro­prio non sop­por­tate la con­fu­sione e il disor­dine crea­tivo… non dispe­rate: c’è chi sostiene che siano ordine e orga­niz­za­zione gli ingre­dienti fon­da­men­tali per rima­nere calmi e sereni e, quindi, anche più pro­dut­tivi ed effi­cienti sul posto di lavoro.

Leo Babauta, rifa­cen­dosi ai pre­ziosi con­si­gli di Allen e al suo metodo GTD (Get­ting Things Done) per la ridu­zione dello stress men­tale e l’aumento della pro­dut­ti­vità indi­vi­duale, con­si­glia i “3 passi per una scri­va­nia sem­pre ordinata”:

1. Pren­dete tutto ciò che è sulla scri­va­nia e nei cas­setti e met­te­telo in pila (se avete un numero scon­si­de­rato di fogli e la pila comin­cia a pen­dere ver­ti­gi­no­sa­mente verso di voi, smez­za­tela prima che sia troppo tardi!).
2. Smi­state la pila dall’alto al basso, sce­gliendo tra: but­tare, dele­gare, archi­viare, ese­guire o inse­rire nella lista di cose da fare. Ese­guite subito l’attività, se que­sta richiede al mas­simo 2 minuti (ad esem­pio archi­viare un numero su tele­fono o com­pu­ter), altri­menti appun­ta­tela nella lista delle cose da fare e archi­viate il foglio nell’apposita car­tel­lina “Azione”.
3. Ripe­te­telo almeno una volta al giorno (meglio se alla fine della gior­nata), ricor­dando di smi­stare rego­lar­mente la cartellina.

Tale metodo, ini­zial­mente, richiede tempo e impe­gno, per­ciò non fatevi sco­rag­giare dai pos­si­bili fallimenti.

Avete già comin­ciato?! Vogliamo sapere se funziona…

Desk Expe­ri­ment 003 da orphanjones

Disor­di­nati cro­nici, dalle scri­va­nie d’ufficio cao­ti­che e “scom­pi­gliate”, aprite bene le orec­chie: il disor­dine fun­ziona, men­tre l’ordine fa per­dere tempo prezioso.

Pro­ba­bil­mente, in cuor vostro, l’avete sem­pre saputo, ma a soste­nervi vi è addi­rit­tura un pro­fes­sore di mana­ge­ment della Colum­bia Uni­ver­sity, Eric Abra­ham­son , che ha dedi­cato un intero libro all’argomento.

La sua tesi: il lavo­ra­tore disor­di­nato impie­ghe­rebbe il 36% di tempo in meno, rispetto ai col­le­ghi, a ritro­vare i docu­menti di cui ha biso­gno, ren­den­dosi così indi­spen­sa­bile al buon fun­zio­na­mento dell’impresa. La pos­si­bi­lità, inol­tre, di tro­vare un numero di tele­fono perso, un’idea anno­tata o un docu­mento impor­tante, aumen­te­rebbe di gran lunga nel “caos orga­niz­zato” del tavolo da lavoro. Senza tener conto che un eccesso di rigi­dità e ordine por­reb­bero non pochi osta­coli alla crea­ti­vità…

D’altra parte Ein­stein stesso osser­vava: “Se una scri­va­nia in disor­dine denota uno spi­rito con­fu­sio­na­rio, che dire di una scri­va­nia vuota?”…

Evviva allora car­tel­loni, fogli, foglietti, libri e penne sparse in ogni angolo del piano; pc, tele­foni e matasse di fili di corrente…e che la con­fu­sione cominci a dare i suoi frutti!

Our Cof­fee miss u da [jRa7]

Ancora pochi giorni e calerà il sipa­rio “sul caffé”.

In molti ci hanno chie­sto, stu­piti, se aves­simo deciso di ven­dere caffé anzi­chè pro­se­guire con la con­su­lenza e la formazione…e la rispo­sta è stata: stiamo scher­zando?!?! Siamo oggi più che mai una società di con­su­lenza di dire­zione e orga­niz­za­zione azien­dale!

L’intenzione è stata quella di affron­tare, attra­verso il caffè, una tema­tica scot­tante, quale quella dei cof­fee break nelle ore di lavoro. Que­stione par­ti­co­lare, quella della pausa, per­ché legata al diritto al “riposo” dei lavo­ra­tori, alle sue rica­dute su effi­ca­cia e pro­dut­ti­vità, al rap­porto tra mana­ger e dipendenti.

È stato inte­res­sante, tra gli altri, sco­prire realtà lavo­ra­tive molto diverse tra loro: da quelle in cui “fer­marsi” si con­fi­gura come una gen­tile con­ces­sione, a quelle in cui invece si palesa quale diritto e riflesso di una poli­tica orga­niz­za­tiva fuori dall’ordinario.

Ci augu­riamo che le rifles­sioni fatte abbiano por­tato anche voi, come noi, ad acqui­sire mag­gior con­sa­pe­vo­lezza riguardo alle pause lavo­ra­tive che real­mente fac­ciamo e a quelle che, sognando, vor­remmo poter vivere.

Infine, spe­rando che i cof­fee break delle nostre aziende siano sem­pre più “straor­di­nari”, nel senso di “fuori dall’ordinario” (per inten­derci: non cro­no­me­trate e svolte in luo­ghi di ristoro con­for­te­voli), vi anti­ci­piamo che il tema dei pros­simi post sarà nien­te­po­po­di­meno che.… la vostra scri­va­nia!

Goo­gle Lounge da Extra Ketchup

Ci si imma­gini lavo­ra­tori appas­sio­nati della pro­pria pro­fes­sione e del pro­prio lavoro, che cono­scono e con­di­vi­dono la mis­sion dell’azienda e che agi­scono in vista di un obiet­tivo comune. In que­sto caso, cam­biando le con­di­zioni di lavoro, si modi­fi­che­rebbe anche la neces­sità di inter­rom­perlo. Dipen­denti e col­la­bo­ra­tori, pia­ce­vol­mente coin­volti nelle loro atti­vità e liberi di fer­marsi all’occorrenza, lavo­re­reb­bero in tempi e moda­lità ade­guate e i break risul­te­reb­bero giu­sta­mente cali­brati, secondo un accordo tacito e un’intesa basata sul buon senso.

Sarebbe dav­vero così impossibile?

Goo­gle Lounge and Brain­storm Room

Come imma­gi­nare una realtà lavo­ra­tiva regnata dalla totale anar­chia, con pause asso­lu­ta­mente libere e non gestite? Che potrebbe accadere?

Molto pro­ba­bil­mente un caos totale, con con­se­guenze nefa­ste per l’azienda e magari.… per l’incolumità dei dipendenti.

Si tro­ve­reb­bero lavo­ra­tori nelle aree ristoro, nei cor­ri­doi, negli uffici, sui tavoli e nei cor­tili, ad ogni minuto del giorno; chi per bere, chi per man­giare, chi per fumare o dormire…Si orga­niz­ze­reb­bero tor­nei di bri­scola e poker per la gioia dei gio­ca­tori d’azzardo e, per­ché no? sfide di bocce. Video­gio­chi di nuova gene­ra­zione sareb­bero “di serie” in ogni angolo dello sta­bile, come mega schermi per la visione di film vec­chi e nuovi.

Sarebbe una pausa infi­nita, inter­rotta da qual­che spo­ra­dico momento d’impiego. I dipen­denti, è vero, avreb­bero più tempo per par­lare e per rela­zio­nare, ma anche per liti­gare e menar­sela di santa ragione. Ci sareb­bero un vociare con­ti­nuo e una gene­rale distrazione.

Poniamo che anche i “capi” si lascino  sedurre dal deli­rio collettivo…i clienti cosa direbbero?

Chi li ascol­te­rebbe più? Chi dedi­che­rebbe loro tempo?

Fatto ancor più grave: se il cliente alla fine non ci fosse più, esa­spe­rato dalla totale indif­fe­renza…chi paghe­rebbe le pause caffè?!

Clock Top da laffy4k

A seconda del tipo di man­sione che si svolge, dell’azienda e della realtà presso cui si lavora (pub­blica o pri­vata) variano anche le norme di rego­la­men­ta­zione della cosid­detta pausa caffè. Vi sono ditte o aziende in cui la gestione del break non è pre­de­ter­mi­nata, risul­tando piut­to­sto fles­si­bile, sia nella sua col­lo­ca­zione gior­na­liera, che nella durata e moda­lità. Tut­ta­via, il più delle volte, tempo d’esecuzione e numero dei lavo­ra­tori per break è sta­bi­lito a priori dai diri­genti dell’azienda. Il motivo fon­da­men­tale di tali restri­zioni risiede nella con­vin­zione dei “superiori”che la pausa caffè sia una per­dita di denaro per il pro­prio busi­ness e/o una per­dita di tempo per l’efficienza del ser­vi­zio erogato.

Un caso piut­to­sto recente, ci informa, addi­rit­tura, della sop­pres­sione totale della mede­sima. È il caso della Ducati ener­gia di Bolo­gna che, dopo aver pre­di­spo­sto un timer nelle mac­chi­nette dell’azienda, ha optato, nella per­sona del patron dell’azienda Guidi, per una misura più dra­stica: niente pausa caffè, è già pre­vi­sta la pausa pranzo! (beh, non fa una piega). L’arrestarsi dei dipen­denti e il loro dimo­rare di fronte alle mac­chi­nette sarebbe oltre­tutto uno “spet­ta­colo depri­mente”, sotto gli occhi dei clienti pro­ve­nienti da tutto il mondo! Come dire: meglio pre­ser­vare l’immagine aziendale, che il benes­sere psi­co­fi­sico dei lavoratori…

Una solu­zione meno dra­stica, ma comun­que molto rigida è stata presa anche dal sin­daco di Offida (AP) , Vale­rio Luc­cia­rini, che ha dispo­sto una cir­co­lare per disci­pli­nare la pausa caffè: è pos­si­bile inter­rom­pere il pro­prio lavoro a con­di­zione che vi sia una regi­stra­zione della tem­po­ra­nea assenza (segnata dai rile­va­tori auto­ma­tici appo­siti) e un pun­tuale recu­pero dei minuti di lavoro persi. Egli stesso afferma: “Non capi­sco tutto que­sto cla­more, è sem­pli­ce­mente una moda­lità det­tata dal buon senso (!). A volte c’è quella brutta abi­tu­dine a non stare tanto attenti ai minuti che si uti­liz­zano per la pausa, a dif­fe­renza, invece, di come si sia vigili all’orario d’uscita, quest’ultimo rispet­tato con pre­ci­sione svizzera”. Ammettendo anche la veri­di­cità di quest’ultima affer­ma­zione (dove­vano essere pro­prio indi­sci­pli­nati que­sti dipen­denti comu­nali mar­chi­giani!), non esi­sterà dav­vero una via di mezzo tra una pausa tran­quilla e una, svolta sotto torchio? Ma non fini­sce qui: coloro che ven­gono sor­presi in assenze non giu­sti­fi­cate subi­ranno una ridu­zione della pro­pria retri­bu­zione mensile..

Il Comune di Anghiari (Arezzo) , nella per­sona del respon­sa­bile del per­so­nale Erne­sto Capruzzi (e con il calo­roso con­senso del sin­daco) ha dispo­sto per i suoi dipen­denti una rego­la­men­ta­zione molto det­ta­gliata della pausa lavoro. Que­sta pre­vede un solo break gior­na­liero. Per coloro che lo effet­tuano fuori dai locali di lavoro non deve supe­rare i 15 minuti e deve essere recu­pe­rato nella stessa gior­nata o, al più, nello stesso mese. L’impiegato è obbli­gato ad auto­giu­sti­fi­carsi e anno­tare il per­messo sul car­tel­lino. Per quelli invece, che la effet­tuano all’interno del comune, non deve essere supe­riore ai 10 minuti. Per il per­so­nale esterno, infine, la cir­co­lare obbliga lo svol­gi­mento della pausa nello stesso luogo di lavoro. Il sin­daco tiene a pre­ci­sare che tali dispo­si­zioni inten­dono assi­cu­rare un ser­vi­zio più che effi­ciente, nel totale inte­resse dei cit­ta­dini e che i dipen­denti del Comune sono molto seri e pro­fes­sio­nali, il tutto per scac­ciare qual­siasi tipo di insi­nua­zione sulla pre­sunta volontà di punire o col­pe­vo­liz­zare gli impie­gati comu­nali di Anghiari.

Inu­tile dire che tutte que­ste azioni, piut­to­sto dra­sti­che e restrit­tive, hanno sol­le­vato pole­mi­che di lavo­ra­tori e sindacati.

La domanda sorge spon­ta­nea: rego­la­men­tare o vietare?

Gli esempi citati non rap­pre­sen­tano forse una pro­get­ta­zione asso­lu­ta­mente dispo­tica del diritto di pausa dei lavo­ra­tori, avvi­ci­nan­dosi più al senso del divieto, che alla rispo­sta ad un bisogno?

Snack dispen­ser da Adam UXB Smith

Qual­che set­ti­mana fa abbiamo deciso di sca­te­nare tutti i com­po­nenti della Pro­ject in una nuova avven­tura: foto­gra­fare le aree caffé delle aziende clienti.

La pro­po­sta è stata accolta con entu­sia­smo e tutti i col­la­bo­ra­tori hanno con­tri­buito allo svol­gi­mento e all’arricchimento dell’iniziativa.

Lo scopo era quello di capire che spa­zio e che impor­tanza le aziende del nostro “cam­pione” danno alla cosid­detta “pausa caffé” durante l’orario lavorativo.

Il risul­tato è rias­su­mi­bile in due parole: “fast caffé”; let­te­ral­mente e con­cre­ta­mente rapido; break che sfugge e che non si rie­sce a trat­te­nere, come una sapo­netta tra le mani.

A parte rare ecce­zioni, i luo­ghi di ristoro del cam­pione sono risul­tati asso­lu­ta­mente spo­gli, arre­dati con mac­chi­nette per bevande e con altre per ciba­rie e snack.

Le foto­gra­fie che abbiamo scat­tato sono molto elo­quenti e l’aggettivo che più si addice agli spazi ritratti è “sbia­diti”. For­te­mente imper­so­nali, sono carat­te­riz­zati dai colori del gri­gio, del bianco panna e del marrone.

I lavo­ra­tori più for­tu­nati pos­sono usu­fruire di sedie e tavoli, ma alla mag­gior parte non è con­cesso sedersi.

Costretti a con­su­mare in piedi, hanno ben chiaro quale sia il loro com­pito: fer­marsi per poco e ripren­dere subito. Il tempo della pausa dura un attimo e non con­cede discorsi. Il lavoro è a tutti i costi e non con­sente distrazioni.

Ma i capi hanno dav­vero pia­ni­fi­cato con­sa­pe­vol­mente tutto questo?!

O sono le mac­chi­nette a guidare?!

Drinks and Sun­set da James & Vilija

Se la pausa caffé si svol­gesse in un posto para­di­siaco come quello dell’immagine non si trat­te­rebbe più di un sem­plice break, ma di una vera e pro­pria vacanza.

Tut­ta­via, tra luo­ghi divini (vedi imma­gine sopra) e gli ambienti che soli­ta­mente le nostre aziende dedi­cano ai momenti di ristoro ci pos­sono essere buone media­zioni… e i big del mondo ce lo dimostrano…

Le sedi di aziende lea­der come Goo­gle, Face­book e Twit­ter solo per citarne alcune, riflet­tono un nuovo modo di con­ce­pire il lavoro e quindi…il riposo.
La sede di Palo Alto (California) di Face­book, ad esem­pio, è stata pro­get­tata per faci­li­tare le rela­zioni e le inte­ra­zioni sociali (e vien da dire: non potrebbe essere altri­menti vista la mission!)…

Dispone di una cucina e di un cafè per pasti gastro­no­mici dispo­ni­bili a tutte le ore del giorno e cucine più pic­cole, sparse in ogni dove, per drink e snack.

Per lo sfogo crea­tivo e/o nevro­tico dei dipen­denti, la com­pa­gnia ha lasciato muri e spazi incom­piuti su cui poter scri­vere, dise­gnare e aggiun­gere illu­stra­zioni. Ma non è tutto. Oppor­tu­nità ricrea­tive sono pre­vi­ste sia all’interno, che all’esterno, con tavoli da ping– pong, campi da basket e monopattini.

Sulla stessa lun­ghezza d’onda si inse­ri­sce Twit­ter, che ha pre­vi­sto per i suoi dipen­denti una spa­ziosa cucina all’avanguardia e sala ristoro…

oltre a un’area riposo e socia­liz­za­zione (con spa­zio inti­to­lato!), che la dice lunga sull’importanza con­fe­rita al momento di rac­conto e scam­bio delle pro­prie sto­rie ed espe­rienze, professionali…e no!

E, infine, come non sca­te­nare il musi­ci­sta che dimora poten­zial­mente in ognuno di noi, pre­di­spo­nendo una vera e pro­pria con­sole dj?

Dul­cis in fundo…Google! La strut­tura archi­tet­to­nica e le aree interne ed esterne pre­vi­ste per la sua sede ame­ri­cana, ma anche per quelle euro­pee, pale­sano una nuova  con­ce­zione di moda­lità lavo­ra­tiva all’avanguardia, in cui il dovere non sopraffà la per­sona, il suo biso­gno di fer­marsi e rige­ne­rarsi. L’impianto orga­niz­za­tivo pare allar­gato, e le dif­fe­renze di fun­zione non osten­tate, bensì col­ti­vate in una pro­spet­tiva di arric­chi­mento, tra­spa­renza e tranquillità.

Gui­dati dal nostro instan­ca­bile Fabio Volo , attra­ver­siamo spazi ristoro con risto­ranti e bar, ampie cucine for­nite di ogni genere di con­forto e di bibita; sco­priamo lavan­de­rie interne, spazi– gioco con biliardo e video­gio­chi, beach vol­ley esterno; vediamo le bici­clette a dispo­si­zione per gli spo­sta­menti, gli ampi par­chi e giar­dini ove dipen­denti di Goo­gle svol­gono mee­ting esterni e hanno occa­sioni di dia­logo diretto addi­rit­tura con i fon­da­tori della mega azienda!!

Come si evince da tutti que­sti esempi le grandi aziende “top” si rive­lano mae­stre nell’intreccio tra archi­tet­tura e design, modello e idea orga­niz­za­tiva e il loro pre­di­sporre aree ristoro, riposo e svago dimo­stra una con­ce­zione di pausa quale ele­mento fon­da­men­tale e impre­scin­di­bile per un buon ren­di­mento lavorativo.